„Leider müssen wir Ihnen mitteilen“ – Der Umgang mit Absagen

Finden Sie die richtigen Worte? Wie gehen Sie mit einer Absage um? Bewerbungsabsagen sind ein schwieriges Thema. Viele Bewerber*innen bekommen keine Antworten oder lediglich Standardabsagen. Auch ich habe vor Kurzem wieder so ein Beispiel erlebt. Trotz aktiver Ansprache durch das Unternehmen und persönlichem Gespräch wurde mir beschieden, dass „der Kunde“ sich für einen anderen Bewerber entschieden habe. So weit,  so schlecht. Tatsache war jedoch: Ich wurde vom Personalunternehmen direkt angesprochen und nicht von einem Kunden. Die Absage, die ich erhielt, stammte also zweifelsohne aus dem Vorlagenordner. Über die möglichen Gründe für dieses Vorgehen habe ich schon in meinem Beitrag „Leider müssen wir Ihnen mitteilen – Die Absage“ geschrieben. Kommen wir also nun zu ein paar Ideen und Verbesserungsvorschlägen!

Was können Firmen tun?

(1) Das gute alte „Eisschreiben“

Wie formuliere ich eine Absage so, dass der Bewerber oder die Bewerberin auch etwas mitnehmen kann. In einem konkreten Fall beschränkte ich mich auf die fachlichen Gründe und erklärte, dass eine aktuelle Praxis im Innendienst notwendig sei. Aus der Bewerbung sei nicht ersichtlich, ob der betreffende Kandidat Verkaufsgespräche in Englisch führen konnte… Ich versicherte dem Bewerber, dass wir die Bewerbung in Evidenz nehmen würden… Offensichtlich passte die Absage und das Interesse war sofort erloschen. Natürlich sicherte ich mich ab und blieb bei den rein fachlichen Gründen.

Ich verstehe, dass man sich als Personalabteilung oder Recruiter*in das Leben einfach machen will: Aber die Standardabsage, die besagt, dass ein anderer Kandidat oder eine andere Kandidatin noch „geeigneter“ ist, sollte nur bei einer ersten Runde eingesetzt werden. Der Hinweis auf die Evidenz ist dennoch von Vorteil, weil er die Absage nicht ganz endgültig erscheinen lässt. Die Evidenz sollte jedoch auch gepflegt werden. Das ist keine neue Erkenntnis und auch nicht revolutionär, wird jedoch viel zu selten gemacht.

(2) Für jede Runde eine entsprechende Absage

Noch einmal: Standardabsagen aus dem Vorlagenordner ersparen Zeit. Legen Sie sich also mehrere Vorlagen für Absagen in ihrem Ordner ab. Bei der ersten allgemeinen Runde kann man ja die Absage allgemein belassen. Wenn Sie nach dem ABC-Prinzip bei der Selektion vorgehen (A-Kandidat*innen kommen eine Runde weiter, B-Kandidat*innen kommen auf den Vielleicht-Stapel und C-Kandidat*innen werden sofort abgesagt) sollten Sie drei verschiedene Absagen formulieren.

Absagen, die nach  Bewerbungsgesprächen verschickt werden, sollten auf jeden Fall persönlich gehalten werden. Sätze wie: „Wir haben und für eine*n Bewerber*in entschieden, der/die noch besser auf die ausgeschriebene Stelle passt“ sorgen vor allem bei hochspezialisierten Kräften für ein ungläubiges Kopfschütteln. Bewerber*innen, die eine hohe Passgenauigkeit bei den fachlichen und ausbildungstechnischen Anforderungen mitbringen, jedoch aus anderen Gründen nicht zu einem Gespräch eingeladen werden (zu hohe Gehaltsvorstellungen, Überqualifizierung, etwas längere Stehzeiten, persönliche Abneigung, Teampassung etc.) sollten auch mit einer persönlicheren und passenderen Absage rechnen dürfen.

„Persönlich“ heißt, dass man die Absagen öfters ändern und einzeln verschicken muss. Dies bedeutet natürlich einen erheblichen Mehraufwand, der sich jedoch sehr lohnen wird… Wieso? Eine persönlich gehaltene Absage macht einen schlanken Schuh und ist auf jeden Fall angemessen. Schließlich haben die Bewerber*innen auch einige Mühen auf sich genommen… Das bedeutet nicht, dass Sie jede Absage komplett neu schreiben müssen. Der richtige Name des Adressaten oder der Adressatin und ein persönlicher auf die konkrete Bewerbung bezogener Satz zeigen, dass man die Bewerbung gelesen hat. Der Unterschied zu den klassischen Leider-Briefen aus dem Standardordner ist gewaltig. Das Stichwort heißt auch hier Employer Branding. Und vergessen Sie nicht: Man begegnet sich immer zweimal.

(3) Inserate mit Ablaufdatum

Leider wird auf dieses Mittel kaum zurück gegriffen. Ablaufdaten auf ein Inserat („Bewerbungen werden bis zum 10. Oktober 2017 angenommen“) geben eine zeitliche Orientierung für die Bewerber*innen. Damit steuert man das Bewerbungsaufkommen ein wenig. Klare Spielregeln vereinfachen die Sache zusätzlich. Tipp: Geben Sie in der Ausschreibung bereits ein Stichdatum A für den Einsendeschluss der Bewerbungen an und ein Stichdatum B für den Dienstbeginn. Das strukturiert Ihren Prozess und sollte das Bewerbungsaufkommen steuern, was Ihnen Ressourcen für die Absagen verschafft.

(4) Absagen mit Ermutigungen

Kleine Ermutigungen sind eine wichtige Sache. Verstecken Sie ein Kompliment in Ihrer Absage.

Beispiel: „Wir schätzen sehr, dass Sie für uns arbeiten wollen. Auch haben uns Ihre Unterlagen sehr gut gefallen. Ihre Bewerbung war aussagekräftig und konnte leicht bearbeitet werden. Dafür danken wir Ihnen. Auch, wenn wir Ihnen momentan keine passende Stelle anbieten können, finden wir Ihren Werdegang so spannend, dass wir uns eine zukünftige Zusammenarbeit vorstellen können. Wir würden uns deshalb sehr freuen, wenn wir in Kontakt bleiben könnten. Vernetzen Sie sich gerne mit uns über XING, LinkedIn oder Facebook.“

In diesem Schreiben sind weitere Dinge versteckt. Nicht nur ein Dankeschön und ein kleines Kompliment sind zu finden, sondern auch die Aufforderung sich zu vernetzen. Dies hilft sicherlich bei zukünftigen Vakanzen.

Was können Bewerber*innen tun?

(a) Vor der Bewerbung anrufen

Als Bewerber*in lohnt es sich einfach kurz anzurufen, um zu erfragen, ob die Stelle noch vakant ist. Abgesehen davon, dass Sie sehr oft eine Antwort bekommen, die weit über das normale Inserat hinaus geht, erspart es Ihnen Zeit, Geld und Mühe. Es bringt Sie sogar noch weiter, weil Sie vielleicht die eine oder andere Zusatzinfo über die Stelle bekommen und diese in Ihrer Bewerbung berücksichtigen können. „Vor“-Sicht ist hier besser als „Nach“-Sicht.

(b) Nachfassen

Es gibt ja Stimmen, die behaupten, dass es wenig bringen würde, bei einer Absage nachzufassen. Auch wenn aus Gleichbehandlungsgründen der wahre Grund für die Absage eventuell verschleiert wurde, sollte man professionell und höflich nachhaken. Ich habe beim Nachfassen drei Dinge erlebt: Erstens habe ich hin und wieder ein Feedback bekommen, das mir weiter half, auch wenn es nicht immer sehr angenehm war. Zweitens ist es für das eigene Wohlbefinden deutlich besser, aktiv mit der Absage zu arbeiten, als sie nur passiv hinzunehmen. Der dritte Grund ist, dass ich vielleicht doch noch einen Turnaround schaffe, indem ich mein Interesse noch einmal bekunde. Funktioniert wahrscheinlich selten, ist jedoch nicht unwahrscheinlich. Ich habe es als Bewerber zumindest einmal erlebt.

(c) Eine generelles Unwohlsein mit Absagen – Lernen vom Datingmarkt

Ein Phänomen aus einem anderen zwischenmenschlichen Bereich erklärt vielleicht, wieso wir uns so schwer mit Absagen tun. Gemeint ist der sogenannte Heirats- oder Datingmarkt. Insbesondere jenes Phänomen, das auf Neudeutsch  „Benching“ genannt wird, ist sehr aufschlussreich. Lernt man jemanden kennen, der zwar nicht uninteressant ist, jedoch nicht die Kriterien des Traummanns oder der Traumfrau erfüllt, erteilen wir beim Benching keinen direkten Korb, sondern lassen ihn/sie ein wenig auf der „Ersatzbank“ schmoren. Termine und Wiedersehen werden auf „unbestimmt“ verschoben. Man hält sich die Person ein wenig „warm“. Im Recruiting nennen wir das wohl „Evidenz“. Aber wieso betreiben viele Menschen „Benching“ und spielen so mit den Gefühlen des Gegenübers. Die Antwort ist so einfach, wie banal: „Viele Frauen benchen Männer, weil sie sich schwer damit tun, jemandem ihr immenses Desinteresse zu beichten. Auch wenn ihnen der Mann mittlerweile mächtig auf die Nerven fällt und seine Avancen schon lange nicht mehr schmeichelhaft, sondern anstrengend sind.“ (Quelle: ze.tt „Benching ist das fieseste Datingverhalten seit Ghosting“)“

Laut Artikel in der ze.tt hofft frau durch ständiges Vertrösten und Aufschieben, dass das männliche Gegenüber das Interesse verliert. Ich kenne dies aus dem Personaldienstleistungsbereich. Die Recruiter*innen erzählen mir, dass noch keine Entscheidung gefallen ist, dass man noch brauche und dass der/die zuständige Entscheider*in sowieso auf Urlaub ist. Irgendwann rücken Sie dann mit der Sprache heraus und teilen mit, dass die Stelle bereits besetzt ist. Es geht darum Zeit zu gewinnen und möglichst „schonend abzusagen“. Das ständige Vertrösten soll dazu führen, dass Sie als Bewerber*in oder als Personaldienstleister*in das Interesse verlieren.

Beim Benching – ob im Job, bei einer Vertragsverhandlung oder im privaten Bereich – empfehlen sich zwei Dinge. (1) Hartnäckigkeit – Fragen Sie nach ohne zu nerven (2) Konfrontieren Sie Ihr Gegenüber damit, dass Sie das Gefühl haben, auf die lange Bank geschoben zu werden.

(d) Was mich nicht umbringt macht mich stärker

Daniel Mulec vertritt in seinem Blog die Meinung, dass Langzeitarbeitslosigkeit die Resilienz der Arbeitssuchenden stärken würde. Grundsätzlich finde ich diese Aussage spannend, da ich die Motivation seiner Behauptung verstehe. Kurz gesagt: Die Aussage, dass Langzeitarbeitslosigkeit und ständige Absagen mich stärken, ist in meinen Augen nicht anderes als eine Motivationsformel. Ich bemerke in der täglichen Arbeit, dass Absagen immer ein wenig wie ein Schlag in die Magengrube funktionieren – besonders dann, wenn ich sie Bewerber*innen persönlich ausrichten muss.  Viele Absagen führen sehr oft zu Desillusionierung und vielleicht sogar zu Depressionen. Die Quintessenz bei Absagen ist relativ einfach: Schlechte Nachrichten bleiben schlechte Nachrichten – und wir verkraften leider nur eine bestimmte Dosis an negativen Ereignissen. Daher bin ich nicht davon überzeugt, dass Langzeitarbeitslosigkeit zu einer stärkeren Resilienz führen muss oder automatisch führt. Wie gesagt: Es handelt sich um einen guten Motivator, der nur durch einen Perspektivenwechsel, nach dem Motto: „Was mich nicht umbringt, macht mich stärker“ funktioniert. Ein funktionierendes soziales Netz sollte ebenso helfen.

(e) Nehmen Sie es nicht persönlich! Nutzen Sie Rituale

Fazit: Absagen werden als Niederlagen empfunden. Das Gefühl ist den Bewerber*innen nur schwer zu nehmen. Was Sie jedoch tun sollten ist, die Absage nicht persönlich zu nehmen, sondern als Teil des Spiels zu betrachten. Sie meinen, dass dies nicht so einfach sei: Richtig! Was ist schon einfach? Aber Sie können es trainieren, indem sie sich ein paar Rituale zurecht legen. Ich persönlich höre mir dann gerne „That’s Life“ von Frank Sinatra an. Andere haben ein Schild auf der Wand neben Ihrem Schreibtisch mit der Aufschrift „Aufstehen, abputzen, Krone richten und weiter…“ platziert. Für jene, die es philosophisch mögen, kann ein Blick in Marc Aurels Selbstbetrachtungen helfen: „Mein Großvater Verus gab mir ein Beispiel an Milde und Gelassenheit…“

Wie gehen Sie mit Absagen um?

Haben Sie andere Tipps und Vorschläge, wie wir mit Absagen umgehen können. Ich freue mich auf Hinweise und Kommentare.

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Leider müssen wir Ihnen mitteilen – Die Absage

den blauen Brief mag niemand

Es ist wahrscheinlich eine Sache, mit der wir unser ganzes Leben lang hadern. Als Kinder hassten wir es, wenn wir beim Fußballspielen nicht von den Großen der Clique berücksichtigt wurden, als Jugendliche brach eine Welt zusammen, wenn auf ein „Willst Du mit mir gehen?“ (oder eine ähnlich romantische Ansprache) prompt ein „Nein“ oder noch schlimmer ein „Schleich dich“ retourniert wurde. Ok, dieses Gefühl kennt man im Zeitalter der unverbindlichen sozial-medialen Freundschaftsanfragen vielleicht weniger… Gewiss ist jedoch, dass die meisten Bewerber*innen – ob jung oder alt – Absageschreiben auf Bewerbungen sofort ins Nirvana des digitalen Postkorbes pfeffern.

Niemand wird gerne abgelehnt

Abgelehnt zu werden ist schlimm – und man gewöhnt sich wahrscheinlich nie daran. Man soll es auch nicht! Allerdings haben sich die Dinge in den letzten Jahren ein wenig verändert. Vor gut zehn Jahren beschwerten sich die Bewerber*innen über die sogenannten „Leider-Briefe“ – heute die erste Dekade der 2000er Jahre ist längst vorbei (oh Gott, ich werde alt) – sind „Leider-Briefe“ oder „Leider-E-Mails“ bei vielen Bewerber*innen sehr willkommen, zeigen sie doch einen vermeintlich professionellen und sorgsamen Umgang mit den Bewerbungsunterlagen.

Das Raunzen über das gänzliche Ausbleiben von Absagen oder standardisierten Eisschreiben zeigt jedoch auch, dass etwas im Bewerbungsprozess nicht passt. Etliche Umfragen zeichnen dasselbe Bild: Bewerber*innen sind genervt, wenn ihre Bemühungen nur durch Schweigen oder Standardabsagen gewürdigt werden. Dabei will das Absagen gelernt sein.  Ich selbst erlebe es immer wieder wie schwer es ist, schlechte Nachrichten zu überbringen. Kein Wunder. Die Überbringer*innen von schlechten Nachrichten waren in der Geschichte oft ihres Lebens nicht sicher.

Absagen ist gar nicht so einfach

Meine Tätigkeit in der Personaldienstleistung und als ehemaliger Betriebskontakter zeigt, dass es nicht immer einfach ist, die richtigen Worte zu finden, wenn wieder einmal eine Absage an einen Kandidaten oder eine Bewerberin geschrieben werden muss oder weitergeleitet werden soll.

In der Folge möchte ich die  Gründe für den schwierigen Umgang mit Absagen illustrieren. Denn eines kann schon gesagt werden: Absagen zu verfassen, ist aus unterschiedlichen Gründen gar nicht so einfach – hier spielen menschliche, logistische und gesetzliche Kriterien eine wichtige Rolle.

Ich hoffe, dass ich so ein wenig Licht ins Dunkel bringen kann. Tipps und Tricks, die Ihnen den Umgang mit Absagen erleichtern oder zu weniger Absagen führen, dürfen natürlich nicht fehlen und werden in einem Folgeartikel behandelt.

Gründe für Absagen von Bewerbungen

(1) Fehlende Selbst- und Fremdanalyse – oder Try and Error im Bewerbungsprozess

Zu viele Bewerber*innen, aber auch jene, die es besser wissen sollten (z.B. Bewerbungsberater*innen), verschicken die Bewerbungen nach dem „Try & Error“-Prinzip. Erst neulich suchte ich im Rahmen einer Vorauswahl über verschiedene Pools und Kontakte einen „Verkaufsmitarbeiter Innendienst mit sehr guten Englischkenntnissen (m/w)“. Ich bekam von einer ehemaligen Kolleg*in beispielsweise einen Lebenslauf in dem das Wort „Außendienstmitarbeiter“ mehrere Male im Lebenslauf auftauchte und die Englischkenntnisse auf A2 eingestuft wurden. „Vertriebsinnendienst mit guten Englischkenntnissen“ lautete die Stellenausschreibung und nicht „Außendienstmitarbeiter mit Grundkenntnissen in Englisch“. Der Kandidat hatte zwar fünf Jahre für ein Unternehmen aus derselben Branche gearbeitet, aber das war in Recruitertagen gezählt, auch schon eine Ewigkeit her. Abgesehen davon, war der letzte Job auch schon einige Zeit her… Das mag jetzt grausam klingen, aber der Kandidat wurde nicht berücksichtigt. Diese Bewerbung fiel in die Kategorie „Gut gemeint…“  Derartige Bewerbungen werden oft gleich in einer ersten Runde auf den Absagestapel gelegt. Da Zeit für die meisten Unternehmen Geld bedeutet, werden Bewerbungen, die in der ersten Runde bereits aussortiert wurden, auch meistens nicht mit einer Absage bedacht.

Ich sagte der Kollegin ab und bezog mich auf die fehlenden Englischkenntnisse und die fehlende Praxis im Innendienst. Sie bedankte sich und versprach das Feedback an ihren Schützling weiter zu leiten. Bei einem guten Self-Assessment hätte man vielleicht auf die Bewerbung verzichtet oder noch einige Infos eingeholt, um das Profil abzugleichen.

Ungenügende, wenig informative Bewerbungsunterlagen fallen für mich auch in diesen Bereich. Es gibt einfach Lebensläufe aus denen man wenig herauslesen kann; das bloße Erwähnen von ein paar Jahreszahlen und Firmennamen ist leider oft zu wenig.

Schweigen bedeutet meistens „Nein“

Wie weit man tatsächlich mit der eigenen Bewerbung daneben liegt, erfährt man also nicht. Wie bereits gesagt: Es ist sogar verständlich, dass das Schweigen von Recruiter*innen als klare Antwort angesehen wird. In meiner Funktion als Personaldienstleiter bekomme ich auf Nachfrage oft die Antwort: „Wir hätten uns schon gemeldet, wenn es passen würde…“ Mit anderen Worten: Mir ergeht es auch nicht anders als vielen anderen – mit dem Unterschied, dass meine Kandidat*innen meist vorher schon geprüft wurden.

Wir müssen  also davon ausgehen, dass Schweigen mit einem „Nein“ gleich zu setzen ist und dass sich die Intiative in der Anbahnung immer mehr auf die Bewerber*innenseite verlegt.

(2) Ausschreibung deckt nicht alles ab

Durch meine Telefonate mit Personaler*innen und HR-Menschen komme ich immer wieder darauf, dass die Ausschreibungen nicht alles abdecken. Das klingt jetzt nach einer Binsenweisheit, hat aber weitreichende Folgen.

Für das Fehlen von Kritierien  gibt es mehrere Gründe:

(a)  K.O.-Kriterien könnten missverstanden werden oder zu Diskussionen führen.

(b)  Ausschreibungen wurde nach dem Copy&Paste-Prinzip erstellt und nicht ausreichend adaptiert.

(c) Anforderungen wurden vergessen (auch Recruiter*innen sind Menschen!)  oder es gab ein Kommunikationsproblem zwischen Fachbereich und Personalabteilung  (weil es für den Fachbereich „eh kloar“ ist, worum es geht).

(d) In einigen Fällen wird die Ausschreibung entweder bewusst allgemein gehalten (dies kann ein Indikator dafür sein, dass das Unternehmen sich schwer bei der Personalsuche tut) oder es handelt sich um eine All-In-Ausschreibung in der eigentlich mehrere Jobs versteckt sind. Das sind Ausschreibungen nach dem Prinzip: Wir suchen die eierlegende Wollmilchsau.

Vor allem bei sehr allgemeinen Ausschreibungen ist es aus meiner Sicht sehr viel schwerer den Kandidat*innen glaubhaft abzusagen. Vor allem eine Absage mit dem alt-bekannten“Wir haben uns für jemanden entschieden, der noch besser ins Profil passt“ kommt bei einer sehr allgemein gehaltenen Ausschreibung nicht immer gut an.

(3) Fehlender Zeitplan. Keine Deadline. Inserat nach wie vor geschaltet – bitte warten!

Bewerber*innen lesen irgendwo im Internet ein Inserat und bewerben sich. So weit, so normal. Sie wissen jedoch nicht, ob die Stelle noch frei ist. Oft können Sie es nicht wissen, da das Inserat ein aktuelles Datum hat und es keinen Hinweis darauf gibt, dass das Inserat bereits zum zweiten Mal geschaltet wurde. Bewerbungen, die zu spät eintreffen, bleiben in vielen Fällen auch ohne Antwort.

Auch bekomme ich im Gespräch mit Personalabteilungen immer wieder mit, dass der Zeitplan unklar ist. Entscheidungen, ob überhaupt eingestellt wird, werden wieder revidiert oder hinaus geschoben – obwohl ein entsprechendes Inserat bereits längst veröffentlicht wurde. Bei Personaldienstleister*innen spielen etliche Unternehmen darüber hinaus auf Zeit. Sie vertrösten die Dienstleister*innen und somit die angebotenen Bewerber*innnen und hoffen ein*n gleichwertigen Kandidaten oder Kandidatin ohne die kostenpflichtigen Dienste eines Headhunters oder Personalisten zu finden. Bei Bewerber*innen, die sich „frei“ bewerben, ist ein solches Taktieren sinnlos. Außer die Ausschreibung wurde der guten Form halber gemacht und der/die Kandidat*in stand schon vor der Ausschreibung fest. Dies kommt bei Unternehmen vor, die aus bestimmten Gründen, jede ausgeschriebene Stelle veröffentlichen müssen.

Außerdem spielt natürlich die Tatsache, dass durch das Internet die „Lebensdauer“ von Inseraten sehr viel länger wurde, eine gewisse Rolle. Im Print war es so, dass man vielleicht noch die Wochenendausgabe der Vorwoche aufhob und mit der Entsorgung im Papierkorb auch die Inserate verschwanden. Bei Internetinseraten wäre – auch aufgrund der zahlreichen Stellencrawler –  ein im Inserat vermerktes Ablaufdatum vielleicht hilfreich.

(4) Der wahre Grund für die Absage wird nicht verraten…

Es ist eine Binsenweisheit, dass bei der Auswahl eines oder einer zukünftigen Mitarbeiter*in die persönlichen Filter (Erfahrung, Gefühl etc.)  durchaus eine Rolle spielen. Dazu kommen auch noch interne Vorgaben: Vielleicht ist der Kandidat aus einem bestimmten Kontext bereits bekannt oder es ist einfach Firmenpolitik, Mitarbeiter*innen, die bei einem bestimmten Konkurrenzunternehmen arbeiten, abzulehnen (auch das gibt es). Vielleicht riecht der Lebenslauf nach Kaschierungen und die Recruiter*innen haben genug andere Kandidat*innen zur Auswahl. Es gibt noch viel mehr K.O.-Kriterien (Gehaltseinstufung, Auftreten etc.), die alle nicht unbedingt offen kommuniziert werden. Wir wollen zwar offene und direkte Absagen, aber seien wir ehrlich zu uns. Wir wissen…

Ehrlichkeit funktioniert nicht immer

Stellen Sie sich vor, Sie würden eine Absage im folgenden Stil bekommen: „Das Vorstellungsgespräch war ja ganz nett,  aber einige Ihrer Mitbewerber waren deutlich angenehmer als Sie im Umgang und erschienen uns dadurch sympathischer und teamverträglicher. Aus diesem Grund wollen wir Ihnen die ausgeschriebene Stelle nicht weiter anbieten“. Oder wie wäre es hiermit: „Sie haben leider beim Unternehmen XY gearbeitet. Es ist allerdings absolute Firmenpolitik keine Mitarbeiter*innen aus diesem Unternehmen eine Stelle anzubieten“. Ein verbaler Schlag in die Magengrube? Zumindest alles andere als toll. Sie glauben es geht nicht schlimmer? Reden wir über Antidiskriminierungsbestimmungen.

(5) Keine oder allgemeine Absagen: Das Gleichbehandlungsgesetz

Ein Grund wieso keine oder kaum begründete Absagen an die Bewerber*innen gehen, kann auch in den vorherrschenden Gleichbehandlungsgesetzen liegen. In Deutschland wird aufgrund des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes bereits empfohlen keine Begründung für die Ablehnung zu geben. „Sie sollen Absageschreiben daher zwar höflich und wertschätzend formulieren, jedoch keine Begründung für die Entscheidung anführen.“ (kienbaum; 2010; 199). Bemerkenswert ist, dass dieser Rat bereits 2010 veröffentlicht wurde. Ein zweiter Tipp wird noch deutlicher: „Sie sollten auch dafür Sorge tragen, dass keine telefonischen Auskünfte über die Ablehnungsgründe erteilt werden. Dieser Umstand ist zwar unglücklich, da Bewerberinnen und Bewerber der Möglichkeit beraubt werden, eine Rückmeldung zu bekommen, um sich weiterzuentwickeln (z.B. hinsichtlich der Bewerbungsunterlagen).“ Grund ist, dass die Unternehmen nicht riskieren wollen,  geklagt zu werden, weil ein*e Bewerber*in eine Diskriminierung beim Bewerbungsprozess vermutet oder wahrnimmt.

Dies gilt für Deutschland: In Österreich ist es offensichtlich nicht anders. Auch die Wirtschaftskammer Österreich rät auf Ihren Webseiten zur Vorsicht im Umgang mit Bewerbungsabsagen. Die Unternehmen sind also bei allgemeinen Sätzen, wie „Wir haben uns für eine*n Bewerber*in entschieden, der/die noch besser auf die ausgeschriebene Stelle passt“ auf der sicheren Seite. Schweigen ist aus Unternehmenssicht noch besser. Wie heißt es so schön: „Was ich nicht weiß, das macht mich nicht heiß.“

(6) Was bleibt: Raunzen und Motzen

Das Phänomen wurde schon öfters beschrieben. Sogar die deutsche Wochenzeitung „Die Zeit“ brachte einen längeren Beitrag zum Thema – der Artikel argumentierte klar und deutlich auf der moralischen Ebene und aus der Sicht der Bewerber*innen. Das ist gut so und soll alle Personalverantwortlichen vielleicht noch einmal daran erinnern, dass Bewerber*innen zumindest die Gegenleistung einer Absage erwarten. Allerdings ist der Tenor der Kommentare zwiegespalten. Auf der einen Seite: Raunzen und Meckern über die bösen Unternehmen, auf der anderen Seite die bösen Unternehmen, die sagen: Sorry, es bleibt uns nichts anderes übrig. Wir wollen Bewerber*innen, die passen und keine Wald-und-Wiesen-Bewerbungen und wir wollen schon gar nicht wegen einer möglichen Diskriminierung geklagt werden.

Dieses Dilemma wird sicherlich nicht so schnell behoben. Das ganze Spiel wird nicht leichter. Unpassende Bewerbungen bedeuten Enttäuschung. Nicht nur für die Bewerber*innen, die nicht einmal in den Genuss einer fundierten Absage kommen, sondern auch für die Unternehmen und die verantwortlichen Personalist*innen, die schon wieder eine Bewerbung auf den Leider-Nein-Stapel legen müssen, der meistens größer ist, als jener der passenden Bewerbungen.


Buchquelle:

Personalauswahl. Schnell und sicher Top-Mitarbeiter finden. Boris von der Linde und Sonja Schustereit. Haufe Kienbaum, 2010.


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Absageschreiben, Eisschreiben oder Aperitifschreiben

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Bewerbung und Recruiting: Raus aus der Warteschleife

Recruiting und Bewerbungen sind oft mit Warten verbunden. Manch eine/r würde sagen, dass der Bewerbungsprozess etwas mit "Warten auf Godot" zu tun hat.
Neulich ist es mir wieder passiert. Ich habe proaktiv einen Kandidaten (Facharbeiter) bei einem Unternehmen angeboten und es hat mehrere Wochen gedauert, bis dann endlich eine Absage eingetroffen ist. Wenn ich ein Profil eines verheißungsvollen Kandidaten (m/w) ausschicke, fasse ich selbstredend spätestens nach einer Woche nach. Nicht selten werde ich immer wieder  vertröstet und es ziehen die Tage und Wochen ins Land.
Das Prozedere scheint auf den ersten Blick bewährt. Die Recruiter/innen posten ein Stellenangebot über die eigene Website oder schicken es über die Jobbörse aus und warten auf die entsprechenden Bewerbungen potenzieller Mitarbeiter/innen. Selten genug setzen die Verantwortlichen,  die sich der Wartekomponente des Prozesses bewusst sind, von sich aus eine Bewerbungsfrist, die sie im optimalen Fall dann auch den Kandidat/innen bekannt geben. Auf jeden Fall gibt es nur zwei Währungen: Zeit und Geld – und beide spielen eine wichtige Rolle im Recruitingprozess, da sie wie zwei Waagschalen miteinander verbunden sind.
Etliche Kandidat/innen gehen ähnlich vor. Sie warten bis ein passendes Inserat in den bevorzugten Jobbörsen und Suchmaschinen aufscheint, schicken eine Bewerbung an die genannte E-Mail-Adresse (passenderweise natürlich eine allgemeine office@irgendwas.at oder eine bewerbung@irgendwo.com) und warten ihrerseits auf eine Antwort. Auch hier gibt es die Währungen Zeit und Geld, die miteinander verbunden sind. Da Bewerber/innen oft wenig Geld in die Bewerbungen investieren wollen, ist Zeit ein wesentlicher Faktur. Man schickt per E-Mail oder Online-Formular eine Bewerbung ab – und wartet. Fazit: Dieses gegenseitige Warten führt ein wenig zur Passivität auf beiden Seiten und hat mit aktivem Bewerbungsmanagement respektive aktiver Bewerbungsarbeit wenig zu tun. Gut Ding braucht eben nicht immer Weile, schon gar keine Langeweile.

 Warten wird belohnt: Zur Absage gibt es Schokolade dazu

Grund genug sich einmal über das Warten im Bewerbungsprozess einige Gedanken zu machen. Es gibt verschiedene Formen des Wartens. „Warten ist nicht nur langweiliges Herumsitzen beim Arzt, ängstliches Abwarten einer Prüfung oder sehnsuchtsvolles Erwarten der Geliebten“, schrieb Rodion Ebbighausen in seinem Essay über „Das Warten“. Die drei verwendeten Beispiele zeigen welche Emotionen mit dem Prozess des Wartens verbunden sind: Langeweile, Sehnsucht und Furcht. Diese drei Emotionen machen auch die Grundemotionen, die mit Warten verbunden sind, aus. Warten kann jedoch auch etwas Positives haben. Voraussetzung ist allerdings, dass sich das Warten lohnt. Gerade im Bewerbungsprozess sollte das Warten mit etwas Positivem belohnt werden. Und so komisch es klingt: Ein schnelles Verfahren und ein sauberes Absagemanagement können da schon zielführend sein. Wie mir einige der von mir unterstützten Bewerber/innen versicherten, würde eine Supermarktkette bei Absagen an die Bewerber/innen Gutscheine für Schokolade mitschicken. Nun muss dies kein allgemein gültiges Muster sein, aber es zeigt, woher der Wind weht. Und wie gesagt: eine halbwegs gut formulierte Absage, die auch noch einen persönlichen Touch hat oder ein erstgemeintes Eissschreiben (=Evidenz) sind da auch schon eine Möglichkeit. Warten ist – so meine Erfahrung – für die meisten Menschen zumindest unangenehm. Die Schriftstellerin Lenka Reinerová in „Das Geheimnis der nächsten Minuten“ stellt sich und dem/der Leser/in folgende Frage:
„Was ist eigentlich Warten? Ein Zustand, in den man versetzt wird, den man mitunter selbst wählt, der einem allerdings oft sogar richtig aufgezwungen wird. Warten ist etwas ganz anderes als Erwarten. Man wartet auf einen Menschen, auf ein Transportmittel, eine Nachricht. Aber man erwartet ein Ereignis, eine Änderung im Leben. Man weiß, daß das Dasein einen Anfang, jedoch auch ein Ende hat. Ein Ende, dem nichts mehr folgt. Das erwartet man nicht. Man weiß davon, kann es nicht ändern, muß sich damit abfinden.“ (Reinerová; 2009; 24).
Dies führt mit Sicherheit dazu, dass wir die Spanne, die uns bis zum sicheren Ende bleibt, nicht allzu gerne mit Warten ausfüllen. Das weiter oben beschriebene sehnsuchtsvolle Warten ist hingegen ein zielgerichtetes Warten und ist meist die einzig akzeptierte Form. Noch einmal die Frage:
 Was ist eigentlich Warten? Ein Zustand, in dem man sich befindet, den man nur ungern wählt, der allerdings oft nicht zu umgehen ist? Oder eine Bestätigung, von der man sich etwas verspricht, was aber bei weitem nicht zutrifft? (Reinerová; 2009; 86)

Niemand wartet gerne. Man wählt das Warten selten freiwillig. So geht es auch den Parteien in unserem kleinen Wartespiel. Die Unternehmen wollen normalerweise schnell und zügig Bewerber/innen einstellen. Die Bewerber/innen wollen zumindest in einem zeitnahen Rahmen eine kompetente Antwort seitens der Unternehmen bei denen sie sich bewerben. Die Unternehmen wissen, dass sie schnell und zügig die Bewerbungen bearbeiten sollten; die Bewerber/innen wissen ebenso, dass sie durchaus nachfragen dürfen, wenn sie über einen gewissen Zeitraum nichts von der Firma hören. Und trotzdem kommt es zu langen Wartezeiten. Der Grund kann durchaus sehr profan und banal sein.

„Der Grund sei, dass viele Unternehmen zu wenig Leute und Zeit haben, um sich intensiv um die Personalauswahl zu kümmern. Deshalb rät Bockholdt dazu, den Kreis von Bewerbern oder Kandidaten, zu denen der Kontakt gehalten werden soll, nicht zu groß werden zu lassen. „Lieber ein kleiner Datenbestand, dafür ein feiner.“ Dann sei es auch leichter, den persönlichen Kontakt zu pflegen. „Eine Mail zum Geburtstag oder eine Einladung zu einer Messe oder einer Diskussionsveranstaltung kann der richtige Ausdruck von Wertschätzung sein.“ (Stephan Maaß. Gute Arbeitgeber lassen Bewerber nicht warten. die WELT, 01. 11. 2014)

 Und warum fragen viele Bewerber/innen nicht nach und signalisieren so womöglich fehlendes Interesse? Die Antwort liegt auf der Hand: Aus Angst oder Furcht. Und weil es viele Bewerbungsratgeber/innen und Artikel so raten. Die Angst eine Abfuhr zu bekommen, scheint größer als die Sehnsucht nach dem Job. Aber Angst ist ein schlechte Ratgeber. Ein freundliches Nachfassen nach einer Woche, zeigt auf jeden Fall Interesse an der ausgeschriebenen Position. Es ist mir auch schon passiert, dass man mir offen sagte, noch „keine Zeit“ gehabt zu haben (wahrscheinlich, weil nicht mit einem Nachfassen gerechnet wurde). In solchen Fällen vereinbare ich nach Möglichkeit eine Deadline.

„Warten“ und „Erwarten“

Der Grund für das lange Warten kann also wirklich an dem liegen, das Reinerová etwas kryptisch „eine Bestätigung, von der man sich etwas verspricht, was aber bei weitem nicht eintrifft“ nennt. Im Deutschen ist der Sprung vom Warten zur Erwartung nur ein sehr kleiner. Die englische Übersetzung verdeutlicht jedoch, dass Warten und Erwartung eigentlich nur wenig miteinander zu tun haben. „to wait“ versus „to expect“. Die Bewerber/innen warten geduldig auf eine Antwort, fürchten sich jedoch gleichzeitig davor, „da man sich etwas verspricht, was aber bei weitem nicht eintrifft.“ Man kann den Satz von Reinerová auch als Umschreibung für das Wort „Absage“ werten. Aber auch die Recruiter/innen warten auf den oder die ideale Bewerber/in. Um diese Erwartungen nicht zu gefährden, beginnt man zu warten.
Hinzu kommt sicher eine gewisse Kultur der Unverbindlichkeit. Gerade als Betriebskontakter passiert es mir immer wieder, dass Kandidat/innen vereinbarte Termine nicht einhalten. Dies kann aber auch bei Unternehmen passieren, wo etwa beim Empfang niemand etwas von einem Bewerber oder einer Bewerberin weiß. Und in diesen Fällen gesellt sich dann eine mögliche vierte Emotion zu den drei Grundemotionen des Wartens: nämlich der Ärger, der Ärger darüber warten zu müssen, weil man versetzt wurde. Der Ärger darüber, dass die vereinbarten Spielregeln einseitig nicht eingehalten worden sind. Dies kann natürlich zu einem dauerhaften Schaden in der Reputation führen. Auf jeden Fall fließt „vergebliches“ Warten in den Erfahrungsschatz ein und sorgt dafür, dass wir noch skeptischer werden und uns – egal ob Unternehmen oder Bewerber/in – noch mehr absichern wollen, was erneut zu einem längeren Prozess des gegenseitigen Zuwartens führen kann.
Einen sehr spannenden Blogbeitrag wurde von Martina Kettner auf dem karriere.at-Blog veröffentlicht. Link: Recruiting: Lange Time-to-Hire kostet Top-Kandidaten und den guten Ruf
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Absageschreiben, Eisschreiben und Aperitifschreiben – die Zweite

In einem der vorhergehenden Beiträge schrieb ich über „Absageschreiben, Eisschreiben und Aperitifschreiben“ im Allgemeinen und welche Wichtigkeit diese im Sinne von Employer Branding für die Unternehmen haben könnten. Kurze Zeit später ereilte mich selbst wieder eines dieser Schreiben…

Sehr geehrter Herr Elsen!
Vorab vielen Dank für Ihre Bewerbung und Ihrem Interesse an der ausgeschriebenen Position.
Wir müssen jedoch zurzeit leider absagen, halten Ihre Bewerbungsunterlagen aber gerne in Evidenz und kommen im Falle einer neuerlichen Stellenausschreibung, mit einer ähnlichen, für Sie interessanten Position auf Sie zurück.
Wir wünschen Ihnen auf Ihrem weiteren Weg viel Glück und Erfolg.
Mit besten Grüßen

Ein klassisches Eisschreiben, nicht besonders ausgearbeitet, Standardformulierungen. Das Besondere an diesem Eisschreiben besteht darin, dass die eigentliche Bewerbung gar nicht von mir stammt, sondern nur von mir weitergeleitet wurde. Dieser Vorgang mag zwar etwas ungewöhnlich sein, lag jedoch daran, dass der Kunde über keine E-Mailadresse und vor allem über keinen Internetzugang verfügt. In meinem Anschreiben verwies ich dezidiert darauf, dass ich nur der Vermittler sei. Im Copy&Paste-Zeitalter kommt so etwas natürlich gerne vor. Der Eindruck, der jedoch unweigerlich entsteht ist jener, dass die Bewerbung nicht einmal ordentlich behandelt wurde. So verfehlt das Eisschreiben seine Wirkung.

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