„Leider müssen wir Ihnen mitteilen“ – Der Umgang mit Absagen

Finden Sie die richtigen Worte? Wie gehen Sie mit einer Absage um? Bewerbungsabsagen sind ein schwieriges Thema. Viele Bewerber*innen bekommen keine Antworten oder lediglich Standardabsagen. Auch ich habe vor Kurzem wieder so ein Beispiel erlebt. Trotz aktiver Ansprache durch das Unternehmen und persönlichem Gespräch wurde mir beschieden, dass „der Kunde“ sich für einen anderen Bewerber entschieden habe. So weit,  so schlecht. Tatsache war jedoch: Ich wurde vom Personalunternehmen direkt angesprochen und nicht von einem Kunden. Die Absage, die ich erhielt, stammte also zweifelsohne aus dem Vorlagenordner. Über die möglichen Gründe für dieses Vorgehen habe ich schon in meinem Beitrag „Leider müssen wir Ihnen mitteilen – Die Absage“ geschrieben. Kommen wir also nun zu ein paar Ideen und Verbesserungsvorschlägen!

Was können Firmen tun?

(1) Das gute alte „Eisschreiben“

Wie formuliere ich eine Absage so, dass der Bewerber oder die Bewerberin auch etwas mitnehmen kann. In einem konkreten Fall beschränkte ich mich auf die fachlichen Gründe und erklärte, dass eine aktuelle Praxis im Innendienst notwendig sei. Aus der Bewerbung sei nicht ersichtlich, ob der betreffende Kandidat Verkaufsgespräche in Englisch führen konnte… Ich versicherte dem Bewerber, dass wir die Bewerbung in Evidenz nehmen würden… Offensichtlich passte die Absage und das Interesse war sofort erloschen. Natürlich sicherte ich mich ab und blieb bei den rein fachlichen Gründen.

Ich verstehe, dass man sich als Personalabteilung oder Recruiter*in das Leben einfach machen will: Aber die Standardabsage, die besagt, dass ein anderer Kandidat oder eine andere Kandidatin noch „geeigneter“ ist, sollte nur bei einer ersten Runde eingesetzt werden. Der Hinweis auf die Evidenz ist dennoch von Vorteil, weil er die Absage nicht ganz endgültig erscheinen lässt. Die Evidenz sollte jedoch auch gepflegt werden. Das ist keine neue Erkenntnis und auch nicht revolutionär, wird jedoch viel zu selten gemacht.

(2) Für jede Runde eine entsprechende Absage

Noch einmal: Standardabsagen aus dem Vorlagenordner ersparen Zeit. Legen Sie sich also mehrere Vorlagen für Absagen in ihrem Ordner ab. Bei der ersten allgemeinen Runde kann man ja die Absage allgemein belassen. Wenn Sie nach dem ABC-Prinzip bei der Selektion vorgehen (A-Kandidat*innen kommen eine Runde weiter, B-Kandidat*innen kommen auf den Vielleicht-Stapel und C-Kandidat*innen werden sofort abgesagt) sollten Sie drei verschiedene Absagen formulieren.

Absagen, die nach  Bewerbungsgesprächen verschickt werden, sollten auf jeden Fall persönlich gehalten werden. Sätze wie: „Wir haben und für eine*n Bewerber*in entschieden, der/die noch besser auf die ausgeschriebene Stelle passt“ sorgen vor allem bei hochspezialisierten Kräften für ein ungläubiges Kopfschütteln. Bewerber*innen, die eine hohe Passgenauigkeit bei den fachlichen und ausbildungstechnischen Anforderungen mitbringen, jedoch aus anderen Gründen nicht zu einem Gespräch eingeladen werden (zu hohe Gehaltsvorstellungen, Überqualifizierung, etwas längere Stehzeiten, persönliche Abneigung, Teampassung etc.) sollten auch mit einer persönlicheren und passenderen Absage rechnen dürfen.

„Persönlich“ heißt, dass man die Absagen öfters ändern und einzeln verschicken muss. Dies bedeutet natürlich einen erheblichen Mehraufwand, der sich jedoch sehr lohnen wird… Wieso? Eine persönlich gehaltene Absage macht einen schlanken Schuh und ist auf jeden Fall angemessen. Schließlich haben die Bewerber*innen auch einige Mühen auf sich genommen… Das bedeutet nicht, dass Sie jede Absage komplett neu schreiben müssen. Der richtige Name des Adressaten oder der Adressatin und ein persönlicher auf die konkrete Bewerbung bezogener Satz zeigen, dass man die Bewerbung gelesen hat. Der Unterschied zu den klassischen Leider-Briefen aus dem Standardordner ist gewaltig. Das Stichwort heißt auch hier Employer Branding. Und vergessen Sie nicht: Man begegnet sich immer zweimal.

(3) Inserate mit Ablaufdatum

Leider wird auf dieses Mittel kaum zurück gegriffen. Ablaufdaten auf ein Inserat („Bewerbungen werden bis zum 10. Oktober 2017 angenommen“) geben eine zeitliche Orientierung für die Bewerber*innen. Damit steuert man das Bewerbungsaufkommen ein wenig. Klare Spielregeln vereinfachen die Sache zusätzlich. Tipp: Geben Sie in der Ausschreibung bereits ein Stichdatum A für den Einsendeschluss der Bewerbungen an und ein Stichdatum B für den Dienstbeginn. Das strukturiert Ihren Prozess und sollte das Bewerbungsaufkommen steuern, was Ihnen Ressourcen für die Absagen verschafft.

(4) Absagen mit Ermutigungen

Kleine Ermutigungen sind eine wichtige Sache. Verstecken Sie ein Kompliment in Ihrer Absage.

Beispiel: „Wir schätzen sehr, dass Sie für uns arbeiten wollen. Auch haben uns Ihre Unterlagen sehr gut gefallen. Ihre Bewerbung war aussagekräftig und konnte leicht bearbeitet werden. Dafür danken wir Ihnen. Auch, wenn wir Ihnen momentan keine passende Stelle anbieten können, finden wir Ihren Werdegang so spannend, dass wir uns eine zukünftige Zusammenarbeit vorstellen können. Wir würden uns deshalb sehr freuen, wenn wir in Kontakt bleiben könnten. Vernetzen Sie sich gerne mit uns über XING, LinkedIn oder Facebook.“

In diesem Schreiben sind weitere Dinge versteckt. Nicht nur ein Dankeschön und ein kleines Kompliment sind zu finden, sondern auch die Aufforderung sich zu vernetzen. Dies hilft sicherlich bei zukünftigen Vakanzen.

Was können Bewerber*innen tun?

(a) Vor der Bewerbung anrufen

Als Bewerber*in lohnt es sich einfach kurz anzurufen, um zu erfragen, ob die Stelle noch vakant ist. Abgesehen davon, dass Sie sehr oft eine Antwort bekommen, die weit über das normale Inserat hinaus geht, erspart es Ihnen Zeit, Geld und Mühe. Es bringt Sie sogar noch weiter, weil Sie vielleicht die eine oder andere Zusatzinfo über die Stelle bekommen und diese in Ihrer Bewerbung berücksichtigen können. „Vor“-Sicht ist hier besser als „Nach“-Sicht.

(b) Nachfassen

Es gibt ja Stimmen, die behaupten, dass es wenig bringen würde, bei einer Absage nachzufassen. Auch wenn aus Gleichbehandlungsgründen der wahre Grund für die Absage eventuell verschleiert wurde, sollte man professionell und höflich nachhaken. Ich habe beim Nachfassen drei Dinge erlebt: Erstens habe ich hin und wieder ein Feedback bekommen, das mir weiter half, auch wenn es nicht immer sehr angenehm war. Zweitens ist es für das eigene Wohlbefinden deutlich besser, aktiv mit der Absage zu arbeiten, als sie nur passiv hinzunehmen. Der dritte Grund ist, dass ich vielleicht doch noch einen Turnaround schaffe, indem ich mein Interesse noch einmal bekunde. Funktioniert wahrscheinlich selten, ist jedoch nicht unwahrscheinlich. Ich habe es als Bewerber zumindest einmal erlebt.

(c) Eine generelles Unwohlsein mit Absagen – Lernen vom Datingmarkt

Ein Phänomen aus einem anderen zwischenmenschlichen Bereich erklärt vielleicht, wieso wir uns so schwer mit Absagen tun. Gemeint ist der sogenannte Heirats- oder Datingmarkt. Insbesondere jenes Phänomen, das auf Neudeutsch  „Benching“ genannt wird, ist sehr aufschlussreich. Lernt man jemanden kennen, der zwar nicht uninteressant ist, jedoch nicht die Kriterien des Traummanns oder der Traumfrau erfüllt, erteilen wir beim Benching keinen direkten Korb, sondern lassen ihn/sie ein wenig auf der „Ersatzbank“ schmoren. Termine und Wiedersehen werden auf „unbestimmt“ verschoben. Man hält sich die Person ein wenig „warm“. Im Recruiting nennen wir das wohl „Evidenz“. Aber wieso betreiben viele Menschen „Benching“ und spielen so mit den Gefühlen des Gegenübers. Die Antwort ist so einfach, wie banal: „Viele Frauen benchen Männer, weil sie sich schwer damit tun, jemandem ihr immenses Desinteresse zu beichten. Auch wenn ihnen der Mann mittlerweile mächtig auf die Nerven fällt und seine Avancen schon lange nicht mehr schmeichelhaft, sondern anstrengend sind.“ (Quelle: ze.tt „Benching ist das fieseste Datingverhalten seit Ghosting“)“

Laut Artikel in der ze.tt hofft frau durch ständiges Vertrösten und Aufschieben, dass das männliche Gegenüber das Interesse verliert. Ich kenne dies aus dem Personaldienstleistungsbereich. Die Recruiter*innen erzählen mir, dass noch keine Entscheidung gefallen ist, dass man noch brauche und dass der/die zuständige Entscheider*in sowieso auf Urlaub ist. Irgendwann rücken Sie dann mit der Sprache heraus und teilen mit, dass die Stelle bereits besetzt ist. Es geht darum Zeit zu gewinnen und möglichst „schonend abzusagen“. Das ständige Vertrösten soll dazu führen, dass Sie als Bewerber*in oder als Personaldienstleister*in das Interesse verlieren.

Beim Benching – ob im Job, bei einer Vertragsverhandlung oder im privaten Bereich – empfehlen sich zwei Dinge. (1) Hartnäckigkeit – Fragen Sie nach ohne zu nerven (2) Konfrontieren Sie Ihr Gegenüber damit, dass Sie das Gefühl haben, auf die lange Bank geschoben zu werden.

(d) Was mich nicht umbringt macht mich stärker

Daniel Mulec vertritt in seinem Blog die Meinung, dass Langzeitarbeitslosigkeit die Resilienz der Arbeitssuchenden stärken würde. Grundsätzlich finde ich diese Aussage spannend, da ich die Motivation seiner Behauptung verstehe. Kurz gesagt: Die Aussage, dass Langzeitarbeitslosigkeit und ständige Absagen mich stärken, ist in meinen Augen nicht anderes als eine Motivationsformel. Ich bemerke in der täglichen Arbeit, dass Absagen immer ein wenig wie ein Schlag in die Magengrube funktionieren – besonders dann, wenn ich sie Bewerber*innen persönlich ausrichten muss.  Viele Absagen führen sehr oft zu Desillusionierung und vielleicht sogar zu Depressionen. Die Quintessenz bei Absagen ist relativ einfach: Schlechte Nachrichten bleiben schlechte Nachrichten – und wir verkraften leider nur eine bestimmte Dosis an negativen Ereignissen. Daher bin ich nicht davon überzeugt, dass Langzeitarbeitslosigkeit zu einer stärkeren Resilienz führen muss oder automatisch führt. Wie gesagt: Es handelt sich um einen guten Motivator, der nur durch einen Perspektivenwechsel, nach dem Motto: „Was mich nicht umbringt, macht mich stärker“ funktioniert. Ein funktionierendes soziales Netz sollte ebenso helfen.

(e) Nehmen Sie es nicht persönlich! Nutzen Sie Rituale

Fazit: Absagen werden als Niederlagen empfunden. Das Gefühl ist den Bewerber*innen nur schwer zu nehmen. Was Sie jedoch tun sollten ist, die Absage nicht persönlich zu nehmen, sondern als Teil des Spiels zu betrachten. Sie meinen, dass dies nicht so einfach sei: Richtig! Was ist schon einfach? Aber Sie können es trainieren, indem sie sich ein paar Rituale zurecht legen. Ich persönlich höre mir dann gerne „That’s Life“ von Frank Sinatra an. Andere haben ein Schild auf der Wand neben Ihrem Schreibtisch mit der Aufschrift „Aufstehen, abputzen, Krone richten und weiter…“ platziert. Für jene, die es philosophisch mögen, kann ein Blick in Marc Aurels Selbstbetrachtungen helfen: „Mein Großvater Verus gab mir ein Beispiel an Milde und Gelassenheit…“

Wie gehen Sie mit Absagen um?

Haben Sie andere Tipps und Vorschläge, wie wir mit Absagen umgehen können. Ich freue mich auf Hinweise und Kommentare.

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Lebenslauf-Checkliste: ein unverzichtbares Tool

Wie trägt man die duale Ausbildung / Lehre in den Lebenslauf ein? Wie geht man mit Präsenz- oder Zivildienst um? Wie ist das mit Zeitarbeit?

Klare Linie wichtig

Gerade in Lebensläufen ist es wichtig, eine klare Linie zu fahren. Die Struktur und der Aufbau des Leb1313enslaufes sollen für die Rekruting-Abteilungen sofort ersichtlich sein. Der Inhalt wird gerne schnell erfasst, bevor er auf einem der A, B, C-Stapeln landet. Daher ist es wichtig eine klare Struktur aufzubauen und einige kleine Tipps zu berücksichtigen.

Sollten Sie sich bei der Gestaltung Ihres Lebenslaufes nicht sicher sein, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Wir freuen uns.

Checkliste als praktische PDF-Version zum Download: Checkliste Lebenslauf whatelsen

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Stellenanzeigen und Inserate – Auf was muss ich achten? (Teil 1)

Es kommt nicht nur auf den Text an

Stellenanzeigen gehören zur Unternehmenskommunikation. Die schlechte Nachricht für alle Bewerber/innen vorweg: Stellenanzeigen sind nicht nur da, um möglichen  Bewerber/innen einen Job anzubieten. Sie sind auch Visitenkarten oder Werbeeinschaltungen für das Unternehmen. Und selbst wenn eine Stelle ausgeschrieben wird, sollten Sie als Bewerber/in stets bedenken, dass es auch noch eine Ausschreibung hinter der Ausschreibung gibt. Die sogenannten K.O.-Kriterien finden Sie aus gesetzlichen Gründen meist nicht in den Stellenanzeigen (Alter, Geschlecht, Unternehmen der Konkurrenz, bestimmte Ausbildungsformen, die nicht akzeptiert werden etc.).

Doch wir wollen diese Herausforderung annehmen. Die Stellenanzeigen gründlich zu lesen und richtig zu interpretieren, lautet deshalb die Regel Nummer Eins für alle, die einen Job suchen. Dabei stehen folgende Fragen im Vordergrund:

  • „Worauf kommt es bei der angebotenen Stelle an?“
  • „Erfülle ich die Voraussetzungen?“
  • „Erfüllt die Firma meine Erwartungen an einen Arbeitsplatz?“

Diese Fragen sollten Sie ganz klar mit einem „JA“ beantworten können, wenn Sie sich Kummer und Frust ersparen wollen. Ziel ist es zum Vorstellungsgespräch eingeladen zu werden. Aber wo finde ich die richtigen Informationen zum Unternehmen? Keine Sorge: Es war noch nie so leicht, Informationen über ein Unternehmen einzuholen. Wenn Sie etwas über die Firma ihrer Wahl wissen wollen, können Sie sich jederzeit im Internet informieren. Portale wie https://www.kununu.com geben wertvolle Informationen – gerade in Bezug auf das Unternehmen und über die Bewerbungsvorgänge.

Der Basis-Check: Die Aufmachung der Anzeige

Wortwahl, Layout und Erscheinungsbild einer Stellenanzeige liefern wichtige Hinweise auf das Selbstverständnis des Unternehmens und die Art und Weise, wie eine Firma oder ein Unternehmen gesehen werden möchten. Es ist auch nicht ganz unwichtig, wo das Inserat veröffentlicht wird/wurde. Finden Sie das Inserat auf einer kostenlosen Kleinanzeigenplattform, können Sie bereits darauf schließen, dass die Firma nicht viel Geld investieren möchte, um die richtigen Mitarbeiter/innen zu finden. Veröffentlicht das Unternehmen in einer großen Zeitung, auf einer Viertelseite etwa, lässt dies auch Schlüsse auf Budget und Professionalität des Bewerbungsverfahrens zu. Die Größe der Anzeige zeigt auch, wie wichtig die Firma sich und die angebotene Stelle nimmt. Ein Weltkonzern wird eine/n Vorstandsvorsitzende/n kaum mit einem einspaltigen Stellenangebot im Kleinanzeigenteil der Kronenzeitung inserieren (wenn eine solche Position überhaupt per Inserat gesucht wird) und ein/e einfache/r Sachbearbeiter/in wird normalerweise nicht mit einer zweispaltigen, gerahmten, bunten und formatfüllenden Zeitungsanzeige umworben.

Die Art, wie der/die Bewerber/in angesprochen wird – sachlich reduziert oder betont locker – lassen auf den Umgangston in der Firma schließen. Die sprachliche und grafische Gestaltung ergeben zumeist ein schlüssiges Bild über das Unternehmen. Handelt es sich um eine/n Arbeitgeber/in, der/die sich betont cool und locker gibt oder herrschen doch noch konservative Umgangsformen? Auch dies gilt es zu berücksichtigen. Finden Sie das Inserat z.B. im AMS Jobroom, wo kaum grafische Mittel zugelassen werden, suchen Sie das Inserat auch noch in anderen Medien oder auf der Homepage des Unternehmens. Je öfter ein Inserat inseriert ist, desto breiter wird die Suche angelegt. Den sprachlichen und grafischen Eindruck des Inserats können Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen spiegeln. Wir mögen das, was uns bekannt vorkommt und uns ähnelt. Spricht das Inserat Sie mit „Du“ an und sind die Formulierungen auch sonst recht frech und witzig, dann dürfen Sie sich Gedanken darüber machen, ob Sie ebenfalls ein wenig frech daherkommen wollen. Aber im Zweifel würde ich es bei einer sehr „klassischen“ Bewerbung belassen (wenig Farben, klare Strukture, angenehme Schrift, höfliche Formulierungen im Anschreiben). Weniger ist oft mehr!

Sind Sie unsicher: Greifen Sie zum Telefonhörer

Vorweg gilt: Ist ein Stellenangebot sehr allgemein formuliert, lohnt es sich den Telefonhörer in die Hand zu nehmen oder das Handy aus der Hosentasche zu fischen: Ein Anruf bringt Klarheit. Hier ein Beispiel.

Liebe Job-Suchende!
Was bei uns zählt bist du, du als Mensch und nicht deine Qualifikationen!
Wir, XYZ, arbeiten mit namhaften Firmen zusammen und verhelfen dir, mit deinem Willen zu arbeiten, aufgrund unserer guten Kontakte zu einem Job!
Wir haben laufend offene Stellen im Raum Wien und Umgebung!
Interesse geweckt, dann melde dich bei uns per E-Mail, bewerbung@xyz.at mit deinem Lebenslauf um dich zu einem persönlichen Gesprächstermin einladen zu können.
LG dein XYZ

Bei diesem Inserat – es handelt sich um ein Original-Inserat; nur das Unternehmen wurde anonymisiert – finden Sie keinen einzigen Hinweis auf das, was genau gesucht wird. Das Inserat kommt locker daher und richtet sich vorallem an junge Menschen. Es gibt offensichtlich keinen Bedarf an Qualifikationen; man weiß aber auch nicht, welche Anforderungen das Unternehmen hat, was der Aufgabenbereich ist und wie das Dienstverhältnis gestaltet wird. Die Stellenanzeige klingt ideal für alle, die keine oder kaum Berufserfahrung haben und die ersten Schritte im Job machen wollen. Doch hier würde ich mich im Internet zuerst schlau machen, Informationen einholen, dann das Unternehmen anrufen und direkt fragen, was eigentlich gesucht wird. Sie ersparen sich vielleicht Mühe bei der Bewerbung.

(to be continued: Im nächsten Teil wird der Aufbau von Stelleninseraten dargestellt.)

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Versicherungsdatenauszug als Bewerbungsunterlage

Aus aktuellem Anlass scheint es geboten mal wieder über das Thema „Versicherungsdatenauszug“ zu informieren. In meinen Trainings kommt es immer wieder vor, dass Kund/innen berichten, sie hätten den so genannten „Versicherungsdatenauszug“ beim potenziellen  Dienstgeber (m/w) abgeben müssen – oder sie müssten ihn zum Vorstellungsgespräch mitbringen. Speziell größere Unternehmen scheinen auf den Zug aufzuspringen.

Der Versicherungsdatenauszug ist in Österreich ein Dokument, das die zuständige Sozialversicherung gegen Vorlage eines Ausweises kostenlos an den/die Versicherungsnehmer/in ausstellt. Es ist eine Liste mit allen Anmeldungen, Dienstgeber/innen, Krankengeldbezügen und Arbeitslosenzeiten. Die Firma, die diese Liste verlangt, kann aus ihr nicht nur die genauen Vordienstzeiten errechnen, sondern bekommt auch Hinweise über Krankenstände und Arbeitslosenzeiten. Auch Rückschlüsse auf das bisher bezogene Gehalt sind möglich. Ein im Lebenslauf angegebenes Dienstverhältnis wird dann schon mal im Versicherungsdatenauszug als „geringfügig“ entlarvt oder es ist ersichtlich, dass die Beschäftigung als Kassier (m/w) nur wenige Tage dauerte – und nicht wie im Lebenslauf suggeriert – ein Monat oder ein ganzes Jahr.

Tatsächlich muss niemand einen Versicherungsdatenauszug abgeben. Verweiger/innen müssen sich natürlich den impliziten Vorwurf gefallen lassen, sie hätten etwas zu verbergen. Auch das Argument von Dienstgeberseite, man brauche den „Versicherungsdatenauszug“ wegen der Lohnabrechnung ist nicht zielführend. Dienstzeugnisse sind genauso gut, wenn nicht sogar besser und belegen auch die Dienstzeiten – sollten keine Dienstzeugnisse vorrätig sein, können diese gerne beim ehemaligen Dienstgeber eingefordert werden. Sie haben 30 Jahre lang ein Recht auf ein Dienstzeugnis.

Was kann ich also tun, wenn von meinem potenziellen Chef (m/w) ein Auszug verlangt wird, ich als Bewerber/in jedoch nicht alle Details preisgeben will…?

http://sr.photos3.fotosearch.com/bthumb/CSP/CSP391/k3911233.jpgMehrere Lösungsansätze:

(1) Im Vorfeld Dienstzeugnisse organisieren. Sie bestätigen Dienstzeiten genauso und geben auch noch eine Bewertung der Arbeit des/der Dienstnehmer/in ab. Es reicht jedoch ein einfaches Dienstzeugnis mit den Angaben zur Person, der Dauer der Beschäftigung und der Funktion im Unternehmen.

(2) Sollten Dienstzeugnisse nicht vorrätig sein, kann ja auch ein Dienstvertrag vorgelegt werden. Dieser deckt zumindest das Eintrittsdatum ab.

(2) Versicherungsdatenauszug nur teilweise abgeben.
Die Liste besteht aus zwei Teilen. Im ersten Teil ist eine genaue Aufschlüsselung aller Zeiten ersichtlich. Im zweiten Teil eine Liste der meldenden Dienstgeber/innen. Wenn es nur um eine Bestätigung der Angaben geht, kann man ja mal versuchen nur den zweiten Teil der Liste abzugeben.

(3) Akt schwärzen oder weißen
Wir kennen es aus Spionagefilmen à la R.E.D. oder Untersuchungsausschüssen im Parlament.Es tauchen Akten auf, die teilweise geschwärzt wurden. Wichtige Informationen wurden mit einem dicken schwarzen Stift durchgestrichen und dann kopiert. Das ist natürlich auch beim Versicherungsdatenauszug möglich. Ich mache alle Angaben unleserlich, die sich nicht direkt auf die Firmenanmeldungen beziehen (Arbeitslosigkeit, Krankenstände, eventuell Versicherungssummen) und kopiere den Auszug. Seien Sie Agent in eigener Sache.

Schlussendlich entscheiden Sie, welche Daten Sie weitergeben.


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