Absageschreiben, Eisschreiben oder Aperitifschreiben

In einem Aufsatz der polnischen Germanistin Joanna Szczęk fand ich drei Bezeichnungen für verschiedene Typen von  Absageschreiben. Eine weitere Recherche ergab, dass diese Begriffe in Österreich noch nicht in aller Munde seien – vor allem hatte ich sie noch nie gehört. Dafür gab es etliche Artikel um das 2005er Jahr, die über Absageschreiben und Co. referierten.  Joanna Szczęk,  die  zum gleichen Zeitpunkt ihre ersten Forschungen präsentierte, unterteilte die Schreiben in (a) Absageschreiben (b) Eisschreiben (c) Aperitifschreiben. Eine weitere Internetrecherche ergab, dass es sich bei diesen Begriffen um HR-Sprech handeln würde. Joanna Szczęk arbeitete zu diesen spezifischen Textsorten und konnte linguistisch gewisse wiederkehrende Muster feststellen. Aber nun zu den Bezeichnungen an sich.

Absageschreiben würden ganz klar formulierte Absagen an den Bewerber oder die Bewerberin beinhalten. Damit ist gemeint, dass klare Absageschreiben keine Hintertür offen lassen und so formuliert sind, dass ein Nachfassen sinnlos sei.
 
Die Eisschreiben – eine wortwörtliche Übersetzung des englischen Begriffes „ice letter“ –  kommunizieren, dass die Bewerbung im wahrsten Sinn des Wortes „auf Eis gelegt“ sei. In Österreich spricht man in diesem Zusammenhang  von der sogenannten Evidenz.  Eisschreiben setzen auf Formulierungen, die in gewisser Weise versuchen, die Absage zu relativeren. Der Bewerber oder die Bewerberin soll bei Laune gehalten werden; die Tür ist zwar zu, aber… Frei nach dem Motto: Man trifft sich immer zweimal. In Deutschland wurden sogar Wettbewerbe für die besten Eisschreiben getätigt. Warum versuchen also Betriebe Absagen nach dem „Wir bedauern, aber-Prinzip“ abzufassen? Unternehmen, die auf  „employer branding“ setzen – noch so ein englisches Wort – wissen, dass auch Absagen Teil des Marketings eines Unternehmens sein können.  „Employer Branding“ bedeutet, dass mit den Mitteln des Marketings eine Firma als besonders „attraktiver“ Arbeitgeber dargestellt werden soll.  Arnulf Weuster zitiert in seinem Band Personalauswahl II eine Studie,  die von Müller/Moser im Jahre 2006 gemacht wurde. Das Ergebnis sei eindeutig: Die Probandinnen und Probanden – insgesamt 100 – fühlten sich gerechter durch ein Eisschreiben behandelt, als durch eine klassische Absage.
 

 Eisschreiben sind ein Teil jeder Employer-Branding-Strategie. Tatsächlich ist das Schreiben von Absagen, das Nein-Sagen eine sehr schwierigen Aufgabe – und je persönlicher die Situation wird, desto schwieriger die Absage. Und genau darin besteht die Kunst. Absagen sind so zu verfassen, dass der Bewerber oder die Bewerberin keinen  direkten Einblick in den Auswahlprozess bekommen und er oder sie bis zu einem gewissen Grad die Hoffnung behält, doch noch einen Job zu bekommen.  Christian Esser und Alena Schröder beschreiben in ihrem Buch „Die Vollstrecker“, dass es sogenannte „Trennungsexpertinnen und -Experten“ gibt, die Kündigungsgespräche für Unternehmen übernehmen oder Personalverantwortliche trainieren, wie man ein Kündigungsgespräch führt. So stellen Unternehmen auch angeblich Menschen ein, die nichts anderes tun, als Dienstzeugnisse zu schreiben und schussendlich bleibt es oft dem Sekretariat überlassen, die Absagen zu formulieren – auch wenn die Vorlage aus der Personalabteilung stammt. Fakt ist: Absagen abzufassen – egal ob als klare Absage oder als Eisschreiben – ist nicht nur aufwändig, sondern auch eine Arbeit, die nur ungern erledigt wird. Dies läge laut Müller/Klaus daran, dass Absageschreiben in vielerlei Hinsicht als ungerecht empfunden werden, umso mehr, da viele Bewerber/innen doch einige Energie in den Prozess gesteckt haben. So kommt ein offensichtlicher Serienbrief oder das Ausbleiben einer Antwort äußerst schlecht an. Es herrscht ein Ungleichgewicht, das als besonders störend emfpunden wirde. Im Zusammenspiel mit einem erhöhten Bewerbungsaufkommen, wundert es zwar nicht, dass eine vierte Form eines „Absage“-Schreibens immer populärer wird. Die Rede ist vom der „Nicht-Absage“ oder dem eisigen Schweigen. Erfahrungsgemäß regen sich die meisten Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Kurse über genau dieses Phänomen auf.

Elke Müller und Klaus Müller haben in einer kleinen Studie herausgefunden, dass „die Reaktionen aus Ablehnungsschreiben positiver ausfallen, wenn Eisschreiben verwandt werden.“ (Müller/Klaus; 2006; 354). Die Autor/innen warnen jedoch auch davor, die Eisschreiben als reinen Selbstzweck zu sehen – sprich als „kommodere“ Form der Bewerber/innenkommunikation. Nur der reale Aufbau eines Bewerber/innenpools und die damit verbundene Kommuikation könnten positive Ergebnisse bringen.

Aperitifschreiben sind mehr oder weniger eine erste Rückmeldung und eine Eingangsbestätigung. Sie sind kommunikativ sehr wichtig, da sie die Funktion eines Aperitifs einnehmen und eine vorbereitende Funktion auf das Kommende haben. Der Hauptgang kann dann natürlich auch ein Eisschreiben sein. So handeln Aperitifschreiben auch oft davon, dass das Schreiben nicht gleich bearbeitet werden könne und meist auch Angaben zum Prozedere gemacht werden. Diese Schreiben sind in etlichen Fällen jedoch keine Höflichkeit oder Nettigkeit seitens der Personalistinnen und Personalisten. Vielmehr können Sie ein starkes Indiz dafür sein, dass  der Bewerber oder die Bewerberin einen ersten groben Scan überstanden hat  –  und die prompte Absage einmal nicht eintreffen wird. Allerdings sollten Aperitifschreiben die eigentliche Absage oder das Eisschreiben auf keinen Fall ersetzen. Ein Schreiben à la „Danke für ihre Unterlagen … es wird noch einige Zeit dauern … Wir werden uns bei Ihnen melden“ sollte auch so umgesetzt werden. Vor allem Aperitifschreiben, die zwar den Erhalt der Unterlagen bestätigen, jedoch keine weiteren präzisen Angaben erhalten,  sind für die Bewerberinnen und Bewerber nicht zielführend.
 
In ihren Untersuchungen kam die Germanistin zum Schluss Joanna Szczęk , dass viele der gesichteten Schreiben zumindest Mischformen aus Eisschreiben und Absageschreiben seien.
Egal welche Form des Schreibens nun auch von den Unternehmen gewählt wird,  eine Äußerung seitens des Unternehmens ist geboten, da Bewerberinnen und Bewerber auch gerne Dinge abschließen wollen.


Bibliographie:

Joanna Szczęk. Formen der Persuasion in den Antworttexten auf Bewerbungen (Absagen, Eisschreiben, Aperitifbriefe) . In: Acta Philologica 34. Universität Warschau, 2008.

Christian Esser, Alena Schröder. Die Vollstrecker: Rausschmeißen, überwachen, manipulieren – Wer für Unternehmen die Probleme löst. C. Bertelsmann Verlag, 2011.

Arrnulf Weuster. Personalauswahl II: Internationale Forschungsergebnisse zum Verhalten und zu Merkmalen von Interviewern und Bewerbern. Springer Science & Business Media. 2012.

Elke Müller, Klaus Moser: Reaktionen auf Ablehnungsschreiben an Bewerber: Das Beispiel „Eisschreiben“. In: Zeitschrift für Personalforschung (ISSN 0179-6437). 20. Jg., Heft 4 2006, S. 343-355.

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