Leider müssen wir Ihnen mitteilen – Die Absage

den blauen Brief mag niemand

Es ist wahrscheinlich eine Sache, mit der wir unser ganzes Leben lang hadern. Als Kinder hassten wir es, wenn wir beim Fußballspielen nicht von den Großen der Clique berücksichtigt wurden, als Jugendliche brach eine Welt zusammen, wenn auf ein „Willst Du mit mir gehen?“ (oder eine ähnlich romantische Ansprache) prompt ein „Nein“ oder noch schlimmer ein „Schleich dich“ retourniert wurde. Ok, dieses Gefühl kennt man im Zeitalter der unverbindlichen sozial-medialen Freundschaftsanfragen vielleicht weniger… Gewiss ist jedoch, dass die meisten Bewerber*innen – ob jung oder alt – Absageschreiben auf Bewerbungen sofort ins Nirvana des digitalen Postkorbes pfeffern.

Niemand wird gerne abgelehnt

Abgelehnt zu werden ist schlimm – und man gewöhnt sich wahrscheinlich nie daran. Man soll es auch nicht! Allerdings haben sich die Dinge in den letzten Jahren ein wenig verändert. Vor gut zehn Jahren beschwerten sich die Bewerber*innen über die sogenannten „Leider-Briefe“ – heute die erste Dekade der 2000er Jahre ist längst vorbei (oh Gott, ich werde alt) – sind „Leider-Briefe“ oder „Leider-E-Mails“ bei vielen Bewerber*innen sehr willkommen, zeigen sie doch einen vermeintlich professionellen und sorgsamen Umgang mit den Bewerbungsunterlagen.

Das Raunzen über das gänzliche Ausbleiben von Absagen oder standardisierten Eisschreiben zeigt jedoch auch, dass etwas im Bewerbungsprozess nicht passt. Etliche Umfragen zeichnen dasselbe Bild: Bewerber*innen sind genervt, wenn ihre Bemühungen nur durch Schweigen oder Standardabsagen gewürdigt werden. Dabei will das Absagen gelernt sein.  Ich selbst erlebe es immer wieder wie schwer es ist, schlechte Nachrichten zu überbringen. Kein Wunder. Die Überbringer*innen von schlechten Nachrichten waren in der Geschichte oft ihres Lebens nicht sicher.

Absagen ist gar nicht so einfach

Meine Tätigkeit in der Personaldienstleistung und als ehemaliger Betriebskontakter zeigt, dass es nicht immer einfach ist, die richtigen Worte zu finden, wenn wieder einmal eine Absage an einen Kandidaten oder eine Bewerberin geschrieben werden muss oder weitergeleitet werden soll.

In der Folge möchte ich die  Gründe für den schwierigen Umgang mit Absagen illustrieren. Denn eines kann schon gesagt werden: Absagen zu verfassen, ist aus unterschiedlichen Gründen gar nicht so einfach – hier spielen menschliche, logistische und gesetzliche Kriterien eine wichtige Rolle.

Ich hoffe, dass ich so ein wenig Licht ins Dunkel bringen kann. Tipps und Tricks, die Ihnen den Umgang mit Absagen erleichtern oder zu weniger Absagen führen, dürfen natürlich nicht fehlen und werden in einem Folgeartikel behandelt.

Gründe für Absagen von Bewerbungen

(1) Fehlende Selbst- und Fremdanalyse – oder Try and Error im Bewerbungsprozess

Zu viele Bewerber*innen, aber auch jene, die es besser wissen sollten (z.B. Bewerbungsberater*innen), verschicken die Bewerbungen nach dem „Try & Error“-Prinzip. Erst neulich suchte ich im Rahmen einer Vorauswahl über verschiedene Pools und Kontakte einen „Verkaufsmitarbeiter Innendienst mit sehr guten Englischkenntnissen (m/w)“. Ich bekam von einer ehemaligen Kolleg*in beispielsweise einen Lebenslauf in dem das Wort „Außendienstmitarbeiter“ mehrere Male im Lebenslauf auftauchte und die Englischkenntnisse auf A2 eingestuft wurden. „Vertriebsinnendienst mit guten Englischkenntnissen“ lautete die Stellenausschreibung und nicht „Außendienstmitarbeiter mit Grundkenntnissen in Englisch“. Der Kandidat hatte zwar fünf Jahre für ein Unternehmen aus derselben Branche gearbeitet, aber das war in Recruitertagen gezählt, auch schon eine Ewigkeit her. Abgesehen davon, war der letzte Job auch schon einige Zeit her… Das mag jetzt grausam klingen, aber der Kandidat wurde nicht berücksichtigt. Diese Bewerbung fiel in die Kategorie „Gut gemeint…“  Derartige Bewerbungen werden oft gleich in einer ersten Runde auf den Absagestapel gelegt. Da Zeit für die meisten Unternehmen Geld bedeutet, werden Bewerbungen, die in der ersten Runde bereits aussortiert wurden, auch meistens nicht mit einer Absage bedacht.

Ich sagte der Kollegin ab und bezog mich auf die fehlenden Englischkenntnisse und die fehlende Praxis im Innendienst. Sie bedankte sich und versprach das Feedback an ihren Schützling weiter zu leiten. Bei einem guten Self-Assessment hätte man vielleicht auf die Bewerbung verzichtet oder noch einige Infos eingeholt, um das Profil abzugleichen.

Ungenügende, wenig informative Bewerbungsunterlagen fallen für mich auch in diesen Bereich. Es gibt einfach Lebensläufe aus denen man wenig herauslesen kann; das bloße Erwähnen von ein paar Jahreszahlen und Firmennamen ist leider oft zu wenig.

Schweigen bedeutet meistens „Nein“

Wie weit man tatsächlich mit der eigenen Bewerbung daneben liegt, erfährt man also nicht. Wie bereits gesagt: Es ist sogar verständlich, dass das Schweigen von Recruiter*innen als klare Antwort angesehen wird. In meiner Funktion als Personaldienstleiter bekomme ich auf Nachfrage oft die Antwort: „Wir hätten uns schon gemeldet, wenn es passen würde…“ Mit anderen Worten: Mir ergeht es auch nicht anders als vielen anderen – mit dem Unterschied, dass meine Kandidat*innen meist vorher schon geprüft wurden.

Wir müssen  also davon ausgehen, dass Schweigen mit einem „Nein“ gleich zu setzen ist und dass sich die Intiative in der Anbahnung immer mehr auf die Bewerber*innenseite verlegt.

(2) Ausschreibung deckt nicht alles ab

Durch meine Telefonate mit Personaler*innen und HR-Menschen komme ich immer wieder darauf, dass die Ausschreibungen nicht alles abdecken. Das klingt jetzt nach einer Binsenweisheit, hat aber weitreichende Folgen.

Für das Fehlen von Kritierien  gibt es mehrere Gründe:

(a)  K.O.-Kriterien könnten missverstanden werden oder zu Diskussionen führen.

(b)  Ausschreibungen wurde nach dem Copy&Paste-Prinzip erstellt und nicht ausreichend adaptiert.

(c) Anforderungen wurden vergessen (auch Recruiter*innen sind Menschen!)  oder es gab ein Kommunikationsproblem zwischen Fachbereich und Personalabteilung  (weil es für den Fachbereich „eh kloar“ ist, worum es geht).

(d) In einigen Fällen wird die Ausschreibung entweder bewusst allgemein gehalten (dies kann ein Indikator dafür sein, dass das Unternehmen sich schwer bei der Personalsuche tut) oder es handelt sich um eine All-In-Ausschreibung in der eigentlich mehrere Jobs versteckt sind. Das sind Ausschreibungen nach dem Prinzip: Wir suchen die eierlegende Wollmilchsau.

Vor allem bei sehr allgemeinen Ausschreibungen ist es aus meiner Sicht sehr viel schwerer den Kandidat*innen glaubhaft abzusagen. Vor allem eine Absage mit dem alt-bekannten“Wir haben uns für jemanden entschieden, der noch besser ins Profil passt“ kommt bei einer sehr allgemein gehaltenen Ausschreibung nicht immer gut an.

(3) Fehlender Zeitplan. Keine Deadline. Inserat nach wie vor geschaltet – bitte warten!

Bewerber*innen lesen irgendwo im Internet ein Inserat und bewerben sich. So weit, so normal. Sie wissen jedoch nicht, ob die Stelle noch frei ist. Oft können Sie es nicht wissen, da das Inserat ein aktuelles Datum hat und es keinen Hinweis darauf gibt, dass das Inserat bereits zum zweiten Mal geschaltet wurde. Bewerbungen, die zu spät eintreffen, bleiben in vielen Fällen auch ohne Antwort.

Auch bekomme ich im Gespräch mit Personalabteilungen immer wieder mit, dass der Zeitplan unklar ist. Entscheidungen, ob überhaupt eingestellt wird, werden wieder revidiert oder hinaus geschoben – obwohl ein entsprechendes Inserat bereits längst veröffentlicht wurde. Bei Personaldienstleister*innen spielen etliche Unternehmen darüber hinaus auf Zeit. Sie vertrösten die Dienstleister*innen und somit die angebotenen Bewerber*innnen und hoffen ein*n gleichwertigen Kandidaten oder Kandidatin ohne die kostenpflichtigen Dienste eines Headhunters oder Personalisten zu finden. Bei Bewerber*innen, die sich „frei“ bewerben, ist ein solches Taktieren sinnlos. Außer die Ausschreibung wurde der guten Form halber gemacht und der/die Kandidat*in stand schon vor der Ausschreibung fest. Dies kommt bei Unternehmen vor, die aus bestimmten Gründen, jede ausgeschriebene Stelle veröffentlichen müssen.

Außerdem spielt natürlich die Tatsache, dass durch das Internet die „Lebensdauer“ von Inseraten sehr viel länger wurde, eine gewisse Rolle. Im Print war es so, dass man vielleicht noch die Wochenendausgabe der Vorwoche aufhob und mit der Entsorgung im Papierkorb auch die Inserate verschwanden. Bei Internetinseraten wäre – auch aufgrund der zahlreichen Stellencrawler –  ein im Inserat vermerktes Ablaufdatum vielleicht hilfreich.

(4) Der wahre Grund für die Absage wird nicht verraten…

Es ist eine Binsenweisheit, dass bei der Auswahl eines oder einer zukünftigen Mitarbeiter*in die persönlichen Filter (Erfahrung, Gefühl etc.)  durchaus eine Rolle spielen. Dazu kommen auch noch interne Vorgaben: Vielleicht ist der Kandidat aus einem bestimmten Kontext bereits bekannt oder es ist einfach Firmenpolitik, Mitarbeiter*innen, die bei einem bestimmten Konkurrenzunternehmen arbeiten, abzulehnen (auch das gibt es). Vielleicht riecht der Lebenslauf nach Kaschierungen und die Recruiter*innen haben genug andere Kandidat*innen zur Auswahl. Es gibt noch viel mehr K.O.-Kriterien (Gehaltseinstufung, Auftreten etc.), die alle nicht unbedingt offen kommuniziert werden. Wir wollen zwar offene und direkte Absagen, aber seien wir ehrlich zu uns. Wir wissen…

Ehrlichkeit funktioniert nicht immer

Stellen Sie sich vor, Sie würden eine Absage im folgenden Stil bekommen: „Das Vorstellungsgespräch war ja ganz nett,  aber einige Ihrer Mitbewerber waren deutlich angenehmer als Sie im Umgang und erschienen uns dadurch sympathischer und teamverträglicher. Aus diesem Grund wollen wir Ihnen die ausgeschriebene Stelle nicht weiter anbieten“. Oder wie wäre es hiermit: „Sie haben leider beim Unternehmen XY gearbeitet. Es ist allerdings absolute Firmenpolitik keine Mitarbeiter*innen aus diesem Unternehmen eine Stelle anzubieten“. Ein verbaler Schlag in die Magengrube? Zumindest alles andere als toll. Sie glauben es geht nicht schlimmer? Reden wir über Antidiskriminierungsbestimmungen.

(5) Keine oder allgemeine Absagen: Das Gleichbehandlungsgesetz

Ein Grund wieso keine oder kaum begründete Absagen an die Bewerber*innen gehen, kann auch in den vorherrschenden Gleichbehandlungsgesetzen liegen. In Deutschland wird aufgrund des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes bereits empfohlen keine Begründung für die Ablehnung zu geben. „Sie sollen Absageschreiben daher zwar höflich und wertschätzend formulieren, jedoch keine Begründung für die Entscheidung anführen.“ (kienbaum; 2010; 199). Bemerkenswert ist, dass dieser Rat bereits 2010 veröffentlicht wurde. Ein zweiter Tipp wird noch deutlicher: „Sie sollten auch dafür Sorge tragen, dass keine telefonischen Auskünfte über die Ablehnungsgründe erteilt werden. Dieser Umstand ist zwar unglücklich, da Bewerberinnen und Bewerber der Möglichkeit beraubt werden, eine Rückmeldung zu bekommen, um sich weiterzuentwickeln (z.B. hinsichtlich der Bewerbungsunterlagen).“ Grund ist, dass die Unternehmen nicht riskieren wollen,  geklagt zu werden, weil ein*e Bewerber*in eine Diskriminierung beim Bewerbungsprozess vermutet oder wahrnimmt.

Dies gilt für Deutschland: In Österreich ist es offensichtlich nicht anders. Auch die Wirtschaftskammer Österreich rät auf Ihren Webseiten zur Vorsicht im Umgang mit Bewerbungsabsagen. Die Unternehmen sind also bei allgemeinen Sätzen, wie „Wir haben uns für eine*n Bewerber*in entschieden, der/die noch besser auf die ausgeschriebene Stelle passt“ auf der sicheren Seite. Schweigen ist aus Unternehmenssicht noch besser. Wie heißt es so schön: „Was ich nicht weiß, das macht mich nicht heiß.“

(6) Was bleibt: Raunzen und Motzen

Das Phänomen wurde schon öfters beschrieben. Sogar die deutsche Wochenzeitung „Die Zeit“ brachte einen längeren Beitrag zum Thema – der Artikel argumentierte klar und deutlich auf der moralischen Ebene und aus der Sicht der Bewerber*innen. Das ist gut so und soll alle Personalverantwortlichen vielleicht noch einmal daran erinnern, dass Bewerber*innen zumindest die Gegenleistung einer Absage erwarten. Allerdings ist der Tenor der Kommentare zwiegespalten. Auf der einen Seite: Raunzen und Meckern über die bösen Unternehmen, auf der anderen Seite die bösen Unternehmen, die sagen: Sorry, es bleibt uns nichts anderes übrig. Wir wollen Bewerber*innen, die passen und keine Wald-und-Wiesen-Bewerbungen und wir wollen schon gar nicht wegen einer möglichen Diskriminierung geklagt werden.

Dieses Dilemma wird sicherlich nicht so schnell behoben. Das ganze Spiel wird nicht leichter. Unpassende Bewerbungen bedeuten Enttäuschung. Nicht nur für die Bewerber*innen, die nicht einmal in den Genuss einer fundierten Absage kommen, sondern auch für die Unternehmen und die verantwortlichen Personalist*innen, die schon wieder eine Bewerbung auf den Leider-Nein-Stapel legen müssen, der meistens größer ist, als jener der passenden Bewerbungen.


Buchquelle:

Personalauswahl. Schnell und sicher Top-Mitarbeiter finden. Boris von der Linde und Sonja Schustereit. Haufe Kienbaum, 2010.


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