Fehler bei der E-Mailbewerbung vermeiden: Die besten Tipps

E-Mail-Bewerbungen sind ja so praktisch! Und weil Sie so praktisch, schnell  und bequem sind, passieren immer wieder diese Hoppalas. Was viele Bewerber*innen unterschätzen: Die Betreffzeile des E-Mails, die Anrede und die korrekte E-Mail-Adresse sorgen für den ersten Eindruck, noch bevor ein Bewerbungsschreiben, ein Zeugnis oder ein Lebenslauf gesichtet werden konnten.

Ein paar Beispiele aus der Praxis

„undisclosed-recipients“ – Praktisch für Sie als Bewerber*in, schon klar. Auf der Empfänger*innenseite kann dies jedoch sofort Minuspunkte bringen. Die Message scheint klar:  Man geht den leichten Weg und schmeißt Massenbewerbungen unter das Volk. Dies habe ich neulich erst bei einem Bewerber entdeckt, der sich für eine Lehrstelle beworben hat. Seine Bewerbung war nicht nur schlecht recherchiert, da wir selbst keine Lehrlinge ausbilden. Alleine die Tatsache, dass seine Bewerbung an „undisclosed-recipients“ geschickt wurde, zeigt, dass der Bewerber es sich leicht machen wollte – vielleicht war er auch verzweifelt genug, diesen Weg zu gehen. Oder er weiß es nicht besser. Was auch der wahre Grund ist: Der Eindruck der durch „undisclosed-recipients“ in der Adresszeile entsteht, hat ein gewisses „Geschmäckle“.

Ähnliche Schlüsse ziehe ich aus einer Bewerbung, wenn in der Adressenliste (noch) eine (oder mehrere) andere E-Mailadresse(n) als die meines Unternehmens vermerkt ist oder sind. Der Start ist auch in diesem Fall schlecht. Im konkreten Fall sah ich mir die Bewerbung an, weil die Betreffzeile klar und deutlich auf eine Position abzielte, die es zu besetzen galt.

Bewerbungen als Sicherheitsrisiko

Betreffzeilen mit dem Vermerk „Bewerbung“ ohne weitere Zusatzangaben sind auch nicht gerade dazu geeicht, einen guten Eindruck zu hinterlassen. Dies ist vor allem bei Personaldiensteistern (vulgo: Leihfirmen) ein Ärgernis. Bei Betreffzeilen mit dem simplen Vermerk „Bewerbung“ ohne klar ersichtliche weitere Informationen in der E-Mail-Vorschau, muss jede Bewerbung  geöffnet werden und kann erst dann an den oder die zuständige*n Sachbearbeiter*in weiter geleitet werden etc. Sie ahnen es. Man ist nicht wirklich erfreut. Was die meisten Bewerber*innen nicht bedenken: Bewerbungen, die den Eindruck einer Massenaussendung ohne spezifische Inhalte erwecken, können ein kleines Sicherheitsthema darstellen: E-Mailbewerbungen sollten klar und deutlich auf eine aktuell ausgeschriebene Position Bezug nehmen oder mit einem Vermerk à la Initiativbewerbung versehen werden. Nur so kann der/die Empfänger*in halbwegs sicher sein, dass hinter Ihrer Bewerbung keine Phishing-Attacke versteckt wurde.

Kommen wir nun zum eigentlichen E-Mail. Einige Bewerber*innen schreiben zwar die richtige E-Mailadresse in das vorgesehene Feld, vergessen jedoch den Ansprechpartner oder die Ansprechpartnerin zu korrigieren. Ein „Sehr geehrtes Damen und Herren“ ist keine besondere Anrede, aber immer noch besser als ein E-Mail, das an eine Frau Irrtum adressiert wurde. Wenn es keine Frau „Irrtum“ im Unternehmen gibt, mutiert der oder die Bewerber*in schnell zu einem Herr oder einer Frau „Peinlich!“.

Und last but not least: Der E-Mail-Text ist meist auch nicht so ohne. Pardon falsch ausgedrückt: Viele E-Mails enthalten überhaupt keinen Text. Wichtig sind ja sowieso nur die Dateien im Anhang. Das E-Mail verkommt damit zu einer Art digitaler Schachtel, die man nur auspacken muss. Leere E-Mails mit knapper Betreffzeile und Datenanhang: Das ist so als würden Sie Postkarten ohne Gruß und statt eines Liebesbriefes nur ein weißes Blatt Papier verschicken, auf das Sie lediglich die Überschrift Liebesbrief vermerkt hätten.

Schreiben Sie neben der korrekten Ansprechperson zumindest einen kurzen Satz, der sich auf die Position und auf Ihr Interesse bezieht. Ein Beispiel? Aber gerne:

Sehr geehrte Frau Irrtum,

ich freue mich sehr Ihnen meine Bewerbungsunterlagen für die von Ihnen ausgeschriebene Stelle des „Pausenclowns / Teilzeit“ schicken zu dürfen. Im Anhang finden Sie meinen Lebenslauf, die Dienstzeugnisse und mein Diplom von der Clownakademie in Deutsch-Grammatneuwackersiedl. Ich freue mich auf ein Feedback.

Mit den besten Grüßen etc.

Tausendmal gesagt und doch … Ursachenforschung

Das was ich Ihnen jetzt erzählt habe, ist ja nicht wirklich neu und sollte eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein. Ist es jedoch nicht, da wir im Moment einem Wandel unterzogen sind. Viele Menschen, vor allem die jüngeren, nutzen das Mobiltelefon zur Bewerbung. Sie haben ihren E-Mailaccount auf dem Handy eingerichtet und schicken die vorbereitete Bewerbung dann einfach an die nächste E-Mailadresse – oder wie verschicken einen Link zur Cloud und man darf sich dann den Lebenslauf und ein Bewerbungsschreiben, das meist ganz allgemein gehalten ist, herunterladen. Diese Vorgehensweise kann man naserümpfend und kulturpessimistisch bewerten, man kann es aber auch als neue Methode der Bewerbung sehen. Der Umgang in der Kommunikation ändert sich gerade drastisch. Auf Höflichkeitsfloskeln wird verzichtet und auch in der Sprache entdeckt man eine zunehmende Ökonomisierung. Ein Beispiel? Gerne: Gemma Park? Klingt zwar nicht schön, die Message ist jedoch absolut klar. Mit anderen Worten: Liebe Recruiter*innen: Gelassenheit ist wichtig.  Machen wir unseren Job und prüfen die Unterlagen … dann bewerten und entscheiden. Auch nichts Neues, aber im Eifer des Prozesses vergisst man es zu gerne!

Checkliste bei E-Mail-Bewerbungen

  • Prüfen Sie die Adresse an die Sie die E-Mail schicken: Es sollte die Unternehmensadresse sein  – und nur die Unternehmensadresse.
  • Schicken Sie Ihre Bewerbung bitte von einer privaten E-Mailadresse und nicht von Ihrer derzeitigen Firmenadresse.
  • Haben Sie die richtige Ansprechperson? In Österreich Titel und Anrede checken.
  • Betreffzeile: Bitte die Position genau zuordnen: „Bewerbung“ alleine ist ein bisschen wenig. Optimal wird es, wenn Sie noch erwähnen, wo Sie das Inserat gefunden haben.
  • Anrede korrekt schreiben (vollständiger Titel, kein Fehler im Namen).
  • wenn Sie alle Unterlagen im Anhang verschicken: Ein kurzes Begleitschreiben ist wichtig. Gerade wenn Sie Links zu einer Cloud verschicken, sollten Sie auf eine kurze erklärende Nachricht nicht vergessen.
  • Eine Signatur mit Ihrer Adresse und den Kontaktdaten ist auch fein und erleichtert die Kontaktaufnahme. Achten Sie auf die korrekte Telefonnummer: Gerade wenn Sie Ihren Handyanbieter öfter wechseln, sollten Sie einen Blick auf die Kontaktdaten werfen.
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