Gut strukturierte Vorauswahlen haben einen Mehrwert – ein Beispiel

Die Aufgabenstellung war mehr als spannend: Eine Gruppe von etwas mehr als 100 Bewerber/innen im Rahmen einer Fachintensivausbildung (=verkürzte Lehrausbildung) auf 20 fixe Kandidat/innen für einen 1,5 Jahre dauernden Lehrgang reduzieren.

Über 100 Kandidaten hatten sich für eine Facharbeiterintensivausbildung im kaufmännischen Bereich angemeldet. Der Auftraggeber, das Arbeitsmarktservice,  buchte – so hatte es den Anschein – querbeet. Die Gruppe der Bewerber/innen war sehr heterogen:  Schulabbrecher/innen mit erster Berufserfahrung, ausgebildete Fachkräfte mit dem Wunsch der Umschulung und Menschen, die generell eine neue Herausforderung suchten. Die Aufgabe war auf dem Papier überschaubar, hatte es jedoch in sich. 20 Bewerber/innen sollten Zugang zu einer Lehrausbildung haben, diese durchziehen und einen positiven Lehrabschluss machen. Keine einfache Aufgabe, weil die Bewerber/innen sehr unterschiedliche Voraussetzungen mitbrachten.

Die Kriterien für die Auswahl wurden intern vereinbart: Vermittelbarkeit in den Arbeitsmarkt, Ausdauer, Motivation und Durchhaltevermögen, eine gute fachliche Basis (Ausbildung, Berufserfahrung, Deutsch, Rechnen etc.), ein gutes Auftreten – also alles Kriterien, wie sie für eine Lehrausbildung generell zutreffen. Zusätzlich kam noch eine zeitliche Komponente. Das Auswahlverfahren musste innerhalb von drei Tagen durchgezogen werden. Drei Tage waren vorgesehen für Präsentation und Auswahl. Die Gruppen wurden gleichmäßig aufgeteilt. Vier Stunden waren seitens des Auftragsgebers (Arbeitsmarktservice) anberaumt worden.

Wir wurde nun das Auswahlverfahren gestaltet:

  1. Schriftliche Einladung und Bestätigung. Information an alle Bewerber/innen ihren Lebenslauf und ihre Unterlagen mitzubringen. Es wurde nicht aufgrund der Bewerbungsunterlagen im Vorfeld selektiert. Bei 105 Bewerber/innen wurde die Liste geschlossen. Die Bewerber/innen wurden in drei gleich große Gruppen eingeteilt.
  2. Einstieg an den drei Tagen: Präsentation des gesamten Lehrgangs durch den verantwortlichen Fachtrainer. Bewerber/innen, die nicht an einer Teilnahme interessiert waren, durften nach der Präsentation gehen. Diese Möglichkeit wurde in sehr wenigen Fällen in Anspruch genommen.
  3. Anschließend wurde ein schriftlicher Test ausgegeben. 40 Rechenaufgaben, ein Motivationsschreiben und ein Mahnschreiben mussten in knapp einer Stunde erarbeitet werden (händisch)
  4. Die Tests wurden eingesammelt. Es folgte eine kurze Pause, danach schloss sich ein Bewerbungsgespräch mit einem standardisierten Fragenkatalog an. Drei unterschiedliche Personen führten die Gespräche. Der Katalog enthielt einige Stressfragen.
  5. Nach jedem Durchgang wurden die Tests nach einem vorgegebenem Punkteschema und Korrekturraster ausgewertet. Die Auswertung der Bewerbungsunterlagen und der Gespräche mit einer entsprechenden Bepunktung wurde ebenfalls vorgenommen.
  6.  Dritter Tag: Auswahl der Kandidat/innen nach dem 6-Augen-Prinzip: In einem ersten Schritt wurden jene Bewerber/innen abgelehnt, die absolut nicht passten (Deutschkenntnisse, sehr schlechte Testergebnisse, zeitlich nicht verfügbar etc.)
  7. Errechnen eines Medianwerts (Basis: Bewerber/in mit der niedrigsten und mit der höchsten Punktzahl). Der Medianwert sollte einen Referenzrahmen bilden, um auch Unschärfen bei den Bepunktungen abzufedern.
  8. Selektion von „oben“ nach „unten“. Bewerber/innen mit der höchsten Punktzahl  –  Test, Bewerbungsunterlagen, Motivation und Gespräch –  wurden zuerst präsentiert und evaluiert und nach dem 6-Augen-Prinzip ausgewählt. Alle Bewerber/innen wurden von dem jeweiligen Recruiter kurz präsentiert, die beiden anderen, die den/die Bewerber/in nicht kannten, checkten noch einmal die Unterlagen und stimmten zu oder gaben ihr Veto. Die Entscheidungen mussten einstimmig fallen. Jene, die nicht ausgewählt wurden, kamen auf die Warteliste.
  9. Vierter Tag: Vergleich der „schwächsten“ Bewerber/innen der vorläufigen Auswahl mit den „stärksten“ Bewerber/innen von der Warteliste. Austausch einzelner Kandidat/innen durch den verantwortlichen Fachtrainer.
  10. telefonische Verständigung jedes einzelnen Bewerbers oder jeder einzelnen Bewerberin obn Ab- oder Zusage oder Warteliste.

Welche Erkenntnisse konnten aus dem Auswahlverfahren gezogen werden:

Die Rechen- und Deutschtests sollten von Menschen mit einer durchschnittlichen Schulbildung ohne Probleme absolviert werden können. Allerdings stellte sich ein interessantes Gefälle heraus. Ältere Bewerber/innen schlossen überdurchschnittlich gut bei den Rechentests ab, was wahrscheinlich darin begründet liegt, dass ältere Teilnehmer/innen besser kopfrechnen können. Bei jüngeren Bewerber/innen fielen die vielen „Seitenrechnungen“ auf. Dieser Umstand musste bei der Bewertung einfließen.

Die Bewerber/innen waren teilweise vorbereitet worden (anderer Kurs, AMS-Berater/innen). Dies ist normalerweise sehr gut. Allerdings kommt es auf die Art der Vorbereitung an. Es war erstaunlich, wie oft die gleichen Aussagen wiederholt wurden. In den Gesprächen wurde das „gute Zahlenverständnis“ sehr oft angeführt. Der Test diente als korrektiv für diese Aussage. Es ist also durchaus sinnvoll praktische Übungen, Tests oder ähnliche Dinge mit einem Bewerbungsgespräch zu kombinieren. Vor allem, die Tatsache, dass Bewerber/innen aus unterschiedlichsten Bereichen zugelassen werden, verlangt geradezu nach standardisierten und vergleichbaren Verfahren.

Interessant war die Erfahrung, dass wir im Vorfeld nichts über die Bewerber/innen wussten, so konnten Filter und Vorurteile zum Teil ausgeschaltet werden, allerdings wurde der Zeitfaktor erhöht, da die Lebensläufe quasi „on the job“ gesichtet werden mussten. Es war nicht möglich eine Gruppe von 25 Bewerber/innen in 4 Stunden zu bearbeiten. Die Zeit nahmen wir uns gerne, da die Bewerber/innen auf keinen Fall das Gefühl haben sollten, dass sie „durchgeschleust“ wurden und für die Recruiter war es wichtig vergleichbare Interviews zu führen: Fragestellung, Zeitrahmen etc.

Erstaunlich war, wie viele Bewerber/innen nicht alle Unterlagen dabei hatten. Viele hatten gerade einmal einen Lebenslauf, obwohl alle Bewerber/innen schriftlich verständigt wurden. Auf die Frage: Wieso kein Motivationsschreiben, keine Dienstzeugnisse etc. kam in den meisten Fällen die Antwort: „Weil mir das nicht gesagt wurde…“

Fazit:

Es ist natürlich eine Binsenwahrheit – und trotzdem wird diese sehr oft nicht berücksichtigt: Ein mehrstufiges Recruiting nach dem Trichterprinzip ist absolut wichtig. Die Stufen Information, Überprüfung der Fertigkeiten mit konkreten und abstrakten Aufgaben und strukturierten Interviews hilft sehr gut „Unschärfen“ bei den Bewerber/innen aufzudecken. Außerdem werden die Filter der Recruiter/innen dadurch hinterfragt, was ein guter Schritt zur Selbstkontrolle ist. Zeit zu investieren ist unerlässlich, Geduld ein wesentlicher Faktor. Gerade bei sehr heterogenen Gruppen oder bei der Vorauswahl bei Lehrlingen erscheint ein auf die Situation zugeschnittenes Auswahlverfahren sinnvoll.

Cut Ende Juni – und Ergebnisse

Mitte Juni stand ein weiterer Cut an. Von den Ende April ausgewählten Besucher/innen der FIA+ bei BEST Training gab innerhalb der ersten 1,5 Monate nur ein einziger Teilnehmer auf. Das bedeutet, dass ein Cut vorgenommen werden musste mit Ende Juni. Die Gruppe musste laut Vorgaben von 20 auf 15 (in diesem Fall von 19 auf 15) reduziert werden.

Vier Teilnehmer/innen mussten also die Ausbildung verlassen. Oft entfällt dieser Cut, da viele Teilnehmer/innen bereits in der „Probephase“ aufgeben. Dies war laut Aussagen des zuständigen Betriebskontakters nicht der Fall. Ein weiteres Indiz dafür, dass eine gute getimte Vorauswahl sinnvoll ist.

 

 

 

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