7 Regeln für ein zielführendes Meeting

Florian Bundfuß  veröffentlichte auf XING einen spannenden Artikel, in dem er 7 Spielregeln für gut organisierte und erfolgreiche Meetings auflistete. Ich finde diese Punkte so präzise dargestellt, dass ich Sie an dieser Stelle gerne präsentiere und ein wenig weiter ausführe.

Wie können Sie Meetings erfolgreich gestalten? Sieben Tipps für Ihre effiziente Besprechungen:

(1) Zielsetzung vereinbaren: Legen Sie eine Tagesordnung fest und auch, wer für welchen Punkt verantwortlich ist. Definieren Sie klare Ziele: Was soll in diesem Termin erreicht werden. Geben Sie jedem Agendapunkt ein definiertes Zeitfenster.
Diesem Punkt ist eigentlich nichts hinzuzufügen. Allerdings setzen die Punkte eine gewisse Logistik voraus. Man muss sicher sein, dass alle Personen anwesend sind, die einen Tagespunkt präsentieren sollen. Die Frage ist, wieviel Raum für eine Diskussion eingeplant werden soll und was passiert, wenn Zeitlimits nicht eingehalten werden. Dies sind Punkte, die man bedenken soll.
(2) Beschreibung und Agenda vorab: Verschicken Sie die Agenda, eventuell weitere Informationen und Materialien, vorab. Die Teilnehmer sollten wissen, worum es geht und wie der Ablauf geplant ist.
Dies ist natürlich eine wunderbare Idee. Die Frage ist: Lesen alle die Unterlagen – oder werden diese einfach nur zum Meeting mitgenommen frei nach dem Motto: „Schauma mal, dann sehen wir schon“. Wie wird sicher gestellt, dass alle wissen worum es geht? Es muss also auch klar sein, dass alle Teilnehmer/innen des Meetings ausreichend Kapazitäten haben, sich vorzubereiten.
(3) Die richtigen Teilnehmer: Wesentlich für ein erfolgreiches Meeting ist die richtige Zusammensetzung der Teilnehmer. Und hier ist oft weniger mehr. Es sollten diejenigen eingeladen sein, die auch aktiv am Prozess beteiligt sind. Denn nur wer am Prozess beteiligt ist, kann auch Feedback geben.
Diesem Punkt ist nichts hinzuzufügen und sollte eine Selbstverständlichkeit sein. Der ehemalige österreichische Fußballnationaltrainer wurde 2008 sehr dafür gescholten, als er meinte, dass er vielleicht nicht die besten, jedoch die richtigen Spieler nominiert habe. Er hatte Erklärungsbedarf. Es kann also passieren, dass sich der eine oder die andere „angepisst“ fühlt, wenn er oder sie nicht eingeladen werden.
(4) Benennen Sie einen Moderator oder moderieren Sie selber: Eine Moderation ist sehr wichtig. Der Moderator ist zuständig für die Einhaltung des Zeitplanes und die Fokussierung auf das Wesentliche. Außerdem achtet er darauf, dass Nebensächliches nicht allzu lange diskutiert wird.
Dies ist ein Punkt, der heikel ist. „oder moderieren Sie selber…“ Moderieren sollten Leute, die das können und die mit den zu besprechenden Prozessen nicht allzu viel zu tun haben. Moderator/innen kommt die wichtige Aufgabe zu, das Meeting zu leiten und dafür zu sorgen, dass es erfolgreich wird. Der Moderator oder die Moderatorin muss auf die selbstverordneten Spielregeln achten (siehe Punkt 1). Wenn ich selbst in den Arbeitsprozess involviert bin, sollte ich einen Moderator oder eine Moderatorin benennen. „Selbst moderieren“ und  gleichzeitig Teil des Prozesses (vielleicht auch noch einen Tagesordnungspunkt präsentieren) zu sein, funktioniert in den wenigsten Fällen.
(5) Meeting-Regeln definieren: Erarbeiten Sie gemeinsam Besprechungsregeln, die für alle gelten. Diese Regeln sorgen für einen respektvollen Umgang miteinander und erleichtern die Kommunikation und Zusammenarbeit. Hier eine kleine Auswahl: Pünktlicher Beginn, Handyverbot, keine Privatgespräche, respektvolles Zuhören, ausreden lassen, sachlich diskutieren, keine persönlichen Angriffe, kein Abschweifen.
Dieser Punkt gehört zur Moderation. Außerdem sollten die Spielregeln – zumindest was die Pünktlichkeit betrifft – bereits vor dem Meeting klar gestellt werden. Ferner liegen diese Punkte in der Verantwortung der Moderation. Die Moderation wird am Besten kurz darlegen, wie Sie das Meeting leiten will – und sich die ZUSTIMMUNG holen. Bekommt die Moderation keine ZUSTIMMUNG (und damit meine ich nicht ein „Jaja“ oder ein wortloses Abnicken mit einem knurrigen „Meinetwegen) wird das Meeting sicher an Qualität verlieren.
(6) Visualisieren Sie die Ergebnisse: Halten Sie die Ergebnisse stichpunktartig auf einem Flipchart oder Whiteboard fest. Dazu gehört auch, die nächsten Schritte zu klären, wer für welche Punkte verantwortlich ist.
Auch ein Punkt, dem nichts hinzuzufügen ist. Dieser Punkt sollte von der Moderation erledigt werden.
(7) Protokoll versenden: Der Organisator des Termins sollte ein stichpunktartiges Protokoll an die Teilnehmer und an alle, die informiert werden sollen, versenden. Ein Protokoll sorgt für Klarheit und zeigt, dass das Meeting nicht unnötig war.
Ein ganz wesentlicher Punkt. Allerdings muss klar sein, wer das Protokoll abfasst. Hier empfiehlt es sich neben der Moderation noch eine weitere Person mit heran zu ziehen. Ein gutes Protokoll sollte nicht nebenbei verfasst werden. Der/die Protokollant/in soll die Aufmerksamkeit vollends auf das Meeting richten und sollte weder in die Moderation noch in die Präsentation involviert sein.
Florian Bundfuß hat eine tolle Richtlinie erarbeitet. Allerdings sind die To-Do-Punkte nicht ganz so einfach umzusetzen, wie man auf den ersten Blick glaubt. Generell ist eine gute Struktur in einem Meeting wichtig. Allerdings sollte man die Ressourcen nicht unterschätzen, die dafür notwendig sind. Ausreichend Zeit zur Vorbereitung, zusätzliche Ressourcen in Form von einer Moderation und einer Protokollführung sind ebenso notwendig, die ein gut ausgestatteter Raum. Nicht zuletzt ist die Motivation wichtig. Wie bereits angedeutet: Die Meetings müssen ernst genommen werden und der Wille sich an die Moderation zu halten, die Spielregeln einzuhalten und sich ausreichend vorzubereiten, müssen gegeben sein. Dies kann man nicht immer voraussetzen, da es hier um Themen wie Mitarbeiter/innenführung und Leadership geht. Implizit setzt die von Bundfuß vorgeschlagene Organisation voraus, dass Dinge einfach vorgegeben werden können, dass Arbeitsanweisungen befolgt und akzeptiert werden. Gerade wenn Mitarbeiter/innen gewohnt sind, dass Meetings ins Leere laufen, wird es sehr schwer durch eine neue und durchaus rigide Struktur die Akzeptanz zu erhöhen.
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