„Leider müssen wir Ihnen mitteilen“ – Der Umgang mit Absagen

Finden Sie die richtigen Worte? Wie gehen Sie mit einer Absage um? Bewerbungsabsagen sind ein schwieriges Thema. Viele Bewerber*innen bekommen keine Antworten oder lediglich Standardabsagen. Auch ich habe vor Kurzem wieder so ein Beispiel erlebt. Trotz aktiver Ansprache durch das Unternehmen und persönlichem Gespräch wurde mir beschieden, dass „der Kunde“ sich für einen anderen Bewerber entschieden habe. So weit,  so schlecht. Tatsache war jedoch: Ich wurde vom Personalunternehmen direkt angesprochen und nicht von einem Kunden. Die Absage, die ich erhielt, stammte also zweifelsohne aus dem Vorlagenordner. Über die möglichen Gründe für dieses Vorgehen habe ich schon in meinem Beitrag „Leider müssen wir Ihnen mitteilen – Die Absage“ geschrieben. Kommen wir also nun zu ein paar Ideen und Verbesserungsvorschlägen!

Was können Firmen tun?

(1) Das gute alte „Eisschreiben“

Wie formuliere ich eine Absage so, dass der Bewerber oder die Bewerberin auch etwas mitnehmen kann. In einem konkreten Fall beschränkte ich mich auf die fachlichen Gründe und erklärte, dass eine aktuelle Praxis im Innendienst notwendig sei. Aus der Bewerbung sei nicht ersichtlich, ob der betreffende Kandidat Verkaufsgespräche in Englisch führen konnte… Ich versicherte dem Bewerber, dass wir die Bewerbung in Evidenz nehmen würden… Offensichtlich passte die Absage und das Interesse war sofort erloschen. Natürlich sicherte ich mich ab und blieb bei den rein fachlichen Gründen.

Ich verstehe, dass man sich als Personalabteilung oder Recruiter*in das Leben einfach machen will: Aber die Standardabsage, die besagt, dass ein anderer Kandidat oder eine andere Kandidatin noch „geeigneter“ ist, sollte nur bei einer ersten Runde eingesetzt werden. Der Hinweis auf die Evidenz ist dennoch von Vorteil, weil er die Absage nicht ganz endgültig erscheinen lässt. Die Evidenz sollte jedoch auch gepflegt werden. Das ist keine neue Erkenntnis und auch nicht revolutionär, wird jedoch viel zu selten gemacht.

(2) Für jede Runde eine entsprechende Absage

Noch einmal: Standardabsagen aus dem Vorlagenordner ersparen Zeit. Legen Sie sich also mehrere Vorlagen für Absagen in ihrem Ordner ab. Bei der ersten allgemeinen Runde kann man ja die Absage allgemein belassen. Wenn Sie nach dem ABC-Prinzip bei der Selektion vorgehen (A-Kandidat*innen kommen eine Runde weiter, B-Kandidat*innen kommen auf den Vielleicht-Stapel und C-Kandidat*innen werden sofort abgesagt) sollten Sie drei verschiedene Absagen formulieren.

Absagen, die nach  Bewerbungsgesprächen verschickt werden, sollten auf jeden Fall persönlich gehalten werden. Sätze wie: „Wir haben und für eine*n Bewerber*in entschieden, der/die noch besser auf die ausgeschriebene Stelle passt“ sorgen vor allem bei hochspezialisierten Kräften für ein ungläubiges Kopfschütteln. Bewerber*innen, die eine hohe Passgenauigkeit bei den fachlichen und ausbildungstechnischen Anforderungen mitbringen, jedoch aus anderen Gründen nicht zu einem Gespräch eingeladen werden (zu hohe Gehaltsvorstellungen, Überqualifizierung, etwas längere Stehzeiten, persönliche Abneigung, Teampassung etc.) sollten auch mit einer persönlicheren und passenderen Absage rechnen dürfen.

„Persönlich“ heißt, dass man die Absagen öfters ändern und einzeln verschicken muss. Dies bedeutet natürlich einen erheblichen Mehraufwand, der sich jedoch sehr lohnen wird… Wieso? Eine persönlich gehaltene Absage macht einen schlanken Schuh und ist auf jeden Fall angemessen. Schließlich haben die Bewerber*innen auch einige Mühen auf sich genommen… Das bedeutet nicht, dass Sie jede Absage komplett neu schreiben müssen. Der richtige Name des Adressaten oder der Adressatin und ein persönlicher auf die konkrete Bewerbung bezogener Satz zeigen, dass man die Bewerbung gelesen hat. Der Unterschied zu den klassischen Leider-Briefen aus dem Standardordner ist gewaltig. Das Stichwort heißt auch hier Employer Branding. Und vergessen Sie nicht: Man begegnet sich immer zweimal.

(3) Inserate mit Ablaufdatum

Leider wird auf dieses Mittel kaum zurück gegriffen. Ablaufdaten auf ein Inserat („Bewerbungen werden bis zum 10. Oktober 2017 angenommen“) geben eine zeitliche Orientierung für die Bewerber*innen. Damit steuert man das Bewerbungsaufkommen ein wenig. Klare Spielregeln vereinfachen die Sache zusätzlich. Tipp: Geben Sie in der Ausschreibung bereits ein Stichdatum A für den Einsendeschluss der Bewerbungen an und ein Stichdatum B für den Dienstbeginn. Das strukturiert Ihren Prozess und sollte das Bewerbungsaufkommen steuern, was Ihnen Ressourcen für die Absagen verschafft.

(4) Absagen mit Ermutigungen

Kleine Ermutigungen sind eine wichtige Sache. Verstecken Sie ein Kompliment in Ihrer Absage.

Beispiel: „Wir schätzen sehr, dass Sie für uns arbeiten wollen. Auch haben uns Ihre Unterlagen sehr gut gefallen. Ihre Bewerbung war aussagekräftig und konnte leicht bearbeitet werden. Dafür danken wir Ihnen. Auch, wenn wir Ihnen momentan keine passende Stelle anbieten können, finden wir Ihren Werdegang so spannend, dass wir uns eine zukünftige Zusammenarbeit vorstellen können. Wir würden uns deshalb sehr freuen, wenn wir in Kontakt bleiben könnten. Vernetzen Sie sich gerne mit uns über XING, LinkedIn oder Facebook.“

In diesem Schreiben sind weitere Dinge versteckt. Nicht nur ein Dankeschön und ein kleines Kompliment sind zu finden, sondern auch die Aufforderung sich zu vernetzen. Dies hilft sicherlich bei zukünftigen Vakanzen.

Was können Bewerber*innen tun?

(a) Vor der Bewerbung anrufen

Als Bewerber*in lohnt es sich einfach kurz anzurufen, um zu erfragen, ob die Stelle noch vakant ist. Abgesehen davon, dass Sie sehr oft eine Antwort bekommen, die weit über das normale Inserat hinaus geht, erspart es Ihnen Zeit, Geld und Mühe. Es bringt Sie sogar noch weiter, weil Sie vielleicht die eine oder andere Zusatzinfo über die Stelle bekommen und diese in Ihrer Bewerbung berücksichtigen können. „Vor“-Sicht ist hier besser als „Nach“-Sicht.

(b) Nachfassen

Es gibt ja Stimmen, die behaupten, dass es wenig bringen würde, bei einer Absage nachzufassen. Auch wenn aus Gleichbehandlungsgründen der wahre Grund für die Absage eventuell verschleiert wurde, sollte man professionell und höflich nachhaken. Ich habe beim Nachfassen drei Dinge erlebt: Erstens habe ich hin und wieder ein Feedback bekommen, das mir weiter half, auch wenn es nicht immer sehr angenehm war. Zweitens ist es für das eigene Wohlbefinden deutlich besser, aktiv mit der Absage zu arbeiten, als sie nur passiv hinzunehmen. Der dritte Grund ist, dass ich vielleicht doch noch einen Turnaround schaffe, indem ich mein Interesse noch einmal bekunde. Funktioniert wahrscheinlich selten, ist jedoch nicht unwahrscheinlich. Ich habe es als Bewerber zumindest einmal erlebt.

(c) Eine generelles Unwohlsein mit Absagen – Lernen vom Datingmarkt

Ein Phänomen aus einem anderen zwischenmenschlichen Bereich erklärt vielleicht, wieso wir uns so schwer mit Absagen tun. Gemeint ist der sogenannte Heirats- oder Datingmarkt. Insbesondere jenes Phänomen, das auf Neudeutsch  „Benching“ genannt wird, ist sehr aufschlussreich. Lernt man jemanden kennen, der zwar nicht uninteressant ist, jedoch nicht die Kriterien des Traummanns oder der Traumfrau erfüllt, erteilen wir beim Benching keinen direkten Korb, sondern lassen ihn/sie ein wenig auf der „Ersatzbank“ schmoren. Termine und Wiedersehen werden auf „unbestimmt“ verschoben. Man hält sich die Person ein wenig „warm“. Im Recruiting nennen wir das wohl „Evidenz“. Aber wieso betreiben viele Menschen „Benching“ und spielen so mit den Gefühlen des Gegenübers. Die Antwort ist so einfach, wie banal: „Viele Frauen benchen Männer, weil sie sich schwer damit tun, jemandem ihr immenses Desinteresse zu beichten. Auch wenn ihnen der Mann mittlerweile mächtig auf die Nerven fällt und seine Avancen schon lange nicht mehr schmeichelhaft, sondern anstrengend sind.“ (Quelle: ze.tt „Benching ist das fieseste Datingverhalten seit Ghosting“)“

Laut Artikel in der ze.tt hofft frau durch ständiges Vertrösten und Aufschieben, dass das männliche Gegenüber das Interesse verliert. Ich kenne dies aus dem Personaldienstleistungsbereich. Die Recruiter*innen erzählen mir, dass noch keine Entscheidung gefallen ist, dass man noch brauche und dass der/die zuständige Entscheider*in sowieso auf Urlaub ist. Irgendwann rücken Sie dann mit der Sprache heraus und teilen mit, dass die Stelle bereits besetzt ist. Es geht darum Zeit zu gewinnen und möglichst „schonend abzusagen“. Das ständige Vertrösten soll dazu führen, dass Sie als Bewerber*in oder als Personaldienstleister*in das Interesse verlieren.

Beim Benching – ob im Job, bei einer Vertragsverhandlung oder im privaten Bereich – empfehlen sich zwei Dinge. (1) Hartnäckigkeit – Fragen Sie nach ohne zu nerven (2) Konfrontieren Sie Ihr Gegenüber damit, dass Sie das Gefühl haben, auf die lange Bank geschoben zu werden.

(d) Was mich nicht umbringt macht mich stärker

Daniel Mulec vertritt in seinem Blog die Meinung, dass Langzeitarbeitslosigkeit die Resilienz der Arbeitssuchenden stärken würde. Grundsätzlich finde ich diese Aussage spannend, da ich die Motivation seiner Behauptung verstehe. Kurz gesagt: Die Aussage, dass Langzeitarbeitslosigkeit und ständige Absagen mich stärken, ist in meinen Augen nicht anderes als eine Motivationsformel. Ich bemerke in der täglichen Arbeit, dass Absagen immer ein wenig wie ein Schlag in die Magengrube funktionieren – besonders dann, wenn ich sie Bewerber*innen persönlich ausrichten muss.  Viele Absagen führen sehr oft zu Desillusionierung und vielleicht sogar zu Depressionen. Die Quintessenz bei Absagen ist relativ einfach: Schlechte Nachrichten bleiben schlechte Nachrichten – und wir verkraften leider nur eine bestimmte Dosis an negativen Ereignissen. Daher bin ich nicht davon überzeugt, dass Langzeitarbeitslosigkeit zu einer stärkeren Resilienz führen muss oder automatisch führt. Wie gesagt: Es handelt sich um einen guten Motivator, der nur durch einen Perspektivenwechsel, nach dem Motto: „Was mich nicht umbringt, macht mich stärker“ funktioniert. Ein funktionierendes soziales Netz sollte ebenso helfen.

(e) Nehmen Sie es nicht persönlich! Nutzen Sie Rituale

Fazit: Absagen werden als Niederlagen empfunden. Das Gefühl ist den Bewerber*innen nur schwer zu nehmen. Was Sie jedoch tun sollten ist, die Absage nicht persönlich zu nehmen, sondern als Teil des Spiels zu betrachten. Sie meinen, dass dies nicht so einfach sei: Richtig! Was ist schon einfach? Aber Sie können es trainieren, indem sie sich ein paar Rituale zurecht legen. Ich persönlich höre mir dann gerne „That’s Life“ von Frank Sinatra an. Andere haben ein Schild auf der Wand neben Ihrem Schreibtisch mit der Aufschrift „Aufstehen, abputzen, Krone richten und weiter…“ platziert. Für jene, die es philosophisch mögen, kann ein Blick in Marc Aurels Selbstbetrachtungen helfen: „Mein Großvater Verus gab mir ein Beispiel an Milde und Gelassenheit…“

Wie gehen Sie mit Absagen um?

Haben Sie andere Tipps und Vorschläge, wie wir mit Absagen umgehen können. Ich freue mich auf Hinweise und Kommentare.

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Leider müssen wir Ihnen mitteilen – Die Absage

den blauen Brief mag niemand

Es ist wahrscheinlich eine Sache, mit der wir unser ganzes Leben lang hadern. Als Kinder hassten wir es, wenn wir beim Fußballspielen nicht von den Großen der Clique berücksichtigt wurden, als Jugendliche brach eine Welt zusammen, wenn auf ein „Willst Du mit mir gehen?“ (oder eine ähnlich romantische Ansprache) prompt ein „Nein“ oder noch schlimmer ein „Schleich dich“ retourniert wurde. Ok, dieses Gefühl kennt man im Zeitalter der unverbindlichen sozial-medialen Freundschaftsanfragen vielleicht weniger… Gewiss ist jedoch, dass die meisten Bewerber*innen – ob jung oder alt – Absageschreiben auf Bewerbungen sofort ins Nirvana des digitalen Postkorbes pfeffern.

Niemand wird gerne abgelehnt

Abgelehnt zu werden ist schlimm – und man gewöhnt sich wahrscheinlich nie daran. Man soll es auch nicht! Allerdings haben sich die Dinge in den letzten Jahren ein wenig verändert. Vor gut zehn Jahren beschwerten sich die Bewerber*innen über die sogenannten „Leider-Briefe“ – heute die erste Dekade der 2000er Jahre ist längst vorbei (oh Gott, ich werde alt) – sind „Leider-Briefe“ oder „Leider-E-Mails“ bei vielen Bewerber*innen sehr willkommen, zeigen sie doch einen vermeintlich professionellen und sorgsamen Umgang mit den Bewerbungsunterlagen.

Das Raunzen über das gänzliche Ausbleiben von Absagen oder standardisierten Eisschreiben zeigt jedoch auch, dass etwas im Bewerbungsprozess nicht passt. Etliche Umfragen zeichnen dasselbe Bild: Bewerber*innen sind genervt, wenn ihre Bemühungen nur durch Schweigen oder Standardabsagen gewürdigt werden. Dabei will das Absagen gelernt sein.  Ich selbst erlebe es immer wieder wie schwer es ist, schlechte Nachrichten zu überbringen. Kein Wunder. Die Überbringer*innen von schlechten Nachrichten waren in der Geschichte oft ihres Lebens nicht sicher.

Absagen ist gar nicht so einfach

Meine Tätigkeit in der Personaldienstleistung und als ehemaliger Betriebskontakter zeigt, dass es nicht immer einfach ist, die richtigen Worte zu finden, wenn wieder einmal eine Absage an einen Kandidaten oder eine Bewerberin geschrieben werden muss oder weitergeleitet werden soll.

In der Folge möchte ich die  Gründe für den schwierigen Umgang mit Absagen illustrieren. Denn eines kann schon gesagt werden: Absagen zu verfassen, ist aus unterschiedlichen Gründen gar nicht so einfach – hier spielen menschliche, logistische und gesetzliche Kriterien eine wichtige Rolle.

Ich hoffe, dass ich so ein wenig Licht ins Dunkel bringen kann. Tipps und Tricks, die Ihnen den Umgang mit Absagen erleichtern oder zu weniger Absagen führen, dürfen natürlich nicht fehlen und werden in einem Folgeartikel behandelt.

Gründe für Absagen von Bewerbungen

(1) Fehlende Selbst- und Fremdanalyse – oder Try and Error im Bewerbungsprozess

Zu viele Bewerber*innen, aber auch jene, die es besser wissen sollten (z.B. Bewerbungsberater*innen), verschicken die Bewerbungen nach dem „Try & Error“-Prinzip. Erst neulich suchte ich im Rahmen einer Vorauswahl über verschiedene Pools und Kontakte einen „Verkaufsmitarbeiter Innendienst mit sehr guten Englischkenntnissen (m/w)“. Ich bekam von einer ehemaligen Kolleg*in beispielsweise einen Lebenslauf in dem das Wort „Außendienstmitarbeiter“ mehrere Male im Lebenslauf auftauchte und die Englischkenntnisse auf A2 eingestuft wurden. „Vertriebsinnendienst mit guten Englischkenntnissen“ lautete die Stellenausschreibung und nicht „Außendienstmitarbeiter mit Grundkenntnissen in Englisch“. Der Kandidat hatte zwar fünf Jahre für ein Unternehmen aus derselben Branche gearbeitet, aber das war in Recruitertagen gezählt, auch schon eine Ewigkeit her. Abgesehen davon, war der letzte Job auch schon einige Zeit her… Das mag jetzt grausam klingen, aber der Kandidat wurde nicht berücksichtigt. Diese Bewerbung fiel in die Kategorie „Gut gemeint…“  Derartige Bewerbungen werden oft gleich in einer ersten Runde auf den Absagestapel gelegt. Da Zeit für die meisten Unternehmen Geld bedeutet, werden Bewerbungen, die in der ersten Runde bereits aussortiert wurden, auch meistens nicht mit einer Absage bedacht.

Ich sagte der Kollegin ab und bezog mich auf die fehlenden Englischkenntnisse und die fehlende Praxis im Innendienst. Sie bedankte sich und versprach das Feedback an ihren Schützling weiter zu leiten. Bei einem guten Self-Assessment hätte man vielleicht auf die Bewerbung verzichtet oder noch einige Infos eingeholt, um das Profil abzugleichen.

Ungenügende, wenig informative Bewerbungsunterlagen fallen für mich auch in diesen Bereich. Es gibt einfach Lebensläufe aus denen man wenig herauslesen kann; das bloße Erwähnen von ein paar Jahreszahlen und Firmennamen ist leider oft zu wenig.

Schweigen bedeutet meistens „Nein“

Wie weit man tatsächlich mit der eigenen Bewerbung daneben liegt, erfährt man also nicht. Wie bereits gesagt: Es ist sogar verständlich, dass das Schweigen von Recruiter*innen als klare Antwort angesehen wird. In meiner Funktion als Personaldienstleiter bekomme ich auf Nachfrage oft die Antwort: „Wir hätten uns schon gemeldet, wenn es passen würde…“ Mit anderen Worten: Mir ergeht es auch nicht anders als vielen anderen – mit dem Unterschied, dass meine Kandidat*innen meist vorher schon geprüft wurden.

Wir müssen  also davon ausgehen, dass Schweigen mit einem „Nein“ gleich zu setzen ist und dass sich die Intiative in der Anbahnung immer mehr auf die Bewerber*innenseite verlegt.

(2) Ausschreibung deckt nicht alles ab

Durch meine Telefonate mit Personaler*innen und HR-Menschen komme ich immer wieder darauf, dass die Ausschreibungen nicht alles abdecken. Das klingt jetzt nach einer Binsenweisheit, hat aber weitreichende Folgen.

Für das Fehlen von Kritierien  gibt es mehrere Gründe:

(a)  K.O.-Kriterien könnten missverstanden werden oder zu Diskussionen führen.

(b)  Ausschreibungen wurde nach dem Copy&Paste-Prinzip erstellt und nicht ausreichend adaptiert.

(c) Anforderungen wurden vergessen (auch Recruiter*innen sind Menschen!)  oder es gab ein Kommunikationsproblem zwischen Fachbereich und Personalabteilung  (weil es für den Fachbereich „eh kloar“ ist, worum es geht).

(d) In einigen Fällen wird die Ausschreibung entweder bewusst allgemein gehalten (dies kann ein Indikator dafür sein, dass das Unternehmen sich schwer bei der Personalsuche tut) oder es handelt sich um eine All-In-Ausschreibung in der eigentlich mehrere Jobs versteckt sind. Das sind Ausschreibungen nach dem Prinzip: Wir suchen die eierlegende Wollmilchsau.

Vor allem bei sehr allgemeinen Ausschreibungen ist es aus meiner Sicht sehr viel schwerer den Kandidat*innen glaubhaft abzusagen. Vor allem eine Absage mit dem alt-bekannten“Wir haben uns für jemanden entschieden, der noch besser ins Profil passt“ kommt bei einer sehr allgemein gehaltenen Ausschreibung nicht immer gut an.

(3) Fehlender Zeitplan. Keine Deadline. Inserat nach wie vor geschaltet – bitte warten!

Bewerber*innen lesen irgendwo im Internet ein Inserat und bewerben sich. So weit, so normal. Sie wissen jedoch nicht, ob die Stelle noch frei ist. Oft können Sie es nicht wissen, da das Inserat ein aktuelles Datum hat und es keinen Hinweis darauf gibt, dass das Inserat bereits zum zweiten Mal geschaltet wurde. Bewerbungen, die zu spät eintreffen, bleiben in vielen Fällen auch ohne Antwort.

Auch bekomme ich im Gespräch mit Personalabteilungen immer wieder mit, dass der Zeitplan unklar ist. Entscheidungen, ob überhaupt eingestellt wird, werden wieder revidiert oder hinaus geschoben – obwohl ein entsprechendes Inserat bereits längst veröffentlicht wurde. Bei Personaldienstleister*innen spielen etliche Unternehmen darüber hinaus auf Zeit. Sie vertrösten die Dienstleister*innen und somit die angebotenen Bewerber*innnen und hoffen ein*n gleichwertigen Kandidaten oder Kandidatin ohne die kostenpflichtigen Dienste eines Headhunters oder Personalisten zu finden. Bei Bewerber*innen, die sich „frei“ bewerben, ist ein solches Taktieren sinnlos. Außer die Ausschreibung wurde der guten Form halber gemacht und der/die Kandidat*in stand schon vor der Ausschreibung fest. Dies kommt bei Unternehmen vor, die aus bestimmten Gründen, jede ausgeschriebene Stelle veröffentlichen müssen.

Außerdem spielt natürlich die Tatsache, dass durch das Internet die „Lebensdauer“ von Inseraten sehr viel länger wurde, eine gewisse Rolle. Im Print war es so, dass man vielleicht noch die Wochenendausgabe der Vorwoche aufhob und mit der Entsorgung im Papierkorb auch die Inserate verschwanden. Bei Internetinseraten wäre – auch aufgrund der zahlreichen Stellencrawler –  ein im Inserat vermerktes Ablaufdatum vielleicht hilfreich.

(4) Der wahre Grund für die Absage wird nicht verraten…

Es ist eine Binsenweisheit, dass bei der Auswahl eines oder einer zukünftigen Mitarbeiter*in die persönlichen Filter (Erfahrung, Gefühl etc.)  durchaus eine Rolle spielen. Dazu kommen auch noch interne Vorgaben: Vielleicht ist der Kandidat aus einem bestimmten Kontext bereits bekannt oder es ist einfach Firmenpolitik, Mitarbeiter*innen, die bei einem bestimmten Konkurrenzunternehmen arbeiten, abzulehnen (auch das gibt es). Vielleicht riecht der Lebenslauf nach Kaschierungen und die Recruiter*innen haben genug andere Kandidat*innen zur Auswahl. Es gibt noch viel mehr K.O.-Kriterien (Gehaltseinstufung, Auftreten etc.), die alle nicht unbedingt offen kommuniziert werden. Wir wollen zwar offene und direkte Absagen, aber seien wir ehrlich zu uns. Wir wissen…

Ehrlichkeit funktioniert nicht immer

Stellen Sie sich vor, Sie würden eine Absage im folgenden Stil bekommen: „Das Vorstellungsgespräch war ja ganz nett,  aber einige Ihrer Mitbewerber waren deutlich angenehmer als Sie im Umgang und erschienen uns dadurch sympathischer und teamverträglicher. Aus diesem Grund wollen wir Ihnen die ausgeschriebene Stelle nicht weiter anbieten“. Oder wie wäre es hiermit: „Sie haben leider beim Unternehmen XY gearbeitet. Es ist allerdings absolute Firmenpolitik keine Mitarbeiter*innen aus diesem Unternehmen eine Stelle anzubieten“. Ein verbaler Schlag in die Magengrube? Zumindest alles andere als toll. Sie glauben es geht nicht schlimmer? Reden wir über Antidiskriminierungsbestimmungen.

(5) Keine oder allgemeine Absagen: Das Gleichbehandlungsgesetz

Ein Grund wieso keine oder kaum begründete Absagen an die Bewerber*innen gehen, kann auch in den vorherrschenden Gleichbehandlungsgesetzen liegen. In Deutschland wird aufgrund des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes bereits empfohlen keine Begründung für die Ablehnung zu geben. „Sie sollen Absageschreiben daher zwar höflich und wertschätzend formulieren, jedoch keine Begründung für die Entscheidung anführen.“ (kienbaum; 2010; 199). Bemerkenswert ist, dass dieser Rat bereits 2010 veröffentlicht wurde. Ein zweiter Tipp wird noch deutlicher: „Sie sollten auch dafür Sorge tragen, dass keine telefonischen Auskünfte über die Ablehnungsgründe erteilt werden. Dieser Umstand ist zwar unglücklich, da Bewerberinnen und Bewerber der Möglichkeit beraubt werden, eine Rückmeldung zu bekommen, um sich weiterzuentwickeln (z.B. hinsichtlich der Bewerbungsunterlagen).“ Grund ist, dass die Unternehmen nicht riskieren wollen,  geklagt zu werden, weil ein*e Bewerber*in eine Diskriminierung beim Bewerbungsprozess vermutet oder wahrnimmt.

Dies gilt für Deutschland: In Österreich ist es offensichtlich nicht anders. Auch die Wirtschaftskammer Österreich rät auf Ihren Webseiten zur Vorsicht im Umgang mit Bewerbungsabsagen. Die Unternehmen sind also bei allgemeinen Sätzen, wie „Wir haben uns für eine*n Bewerber*in entschieden, der/die noch besser auf die ausgeschriebene Stelle passt“ auf der sicheren Seite. Schweigen ist aus Unternehmenssicht noch besser. Wie heißt es so schön: „Was ich nicht weiß, das macht mich nicht heiß.“

(6) Was bleibt: Raunzen und Motzen

Das Phänomen wurde schon öfters beschrieben. Sogar die deutsche Wochenzeitung „Die Zeit“ brachte einen längeren Beitrag zum Thema – der Artikel argumentierte klar und deutlich auf der moralischen Ebene und aus der Sicht der Bewerber*innen. Das ist gut so und soll alle Personalverantwortlichen vielleicht noch einmal daran erinnern, dass Bewerber*innen zumindest die Gegenleistung einer Absage erwarten. Allerdings ist der Tenor der Kommentare zwiegespalten. Auf der einen Seite: Raunzen und Meckern über die bösen Unternehmen, auf der anderen Seite die bösen Unternehmen, die sagen: Sorry, es bleibt uns nichts anderes übrig. Wir wollen Bewerber*innen, die passen und keine Wald-und-Wiesen-Bewerbungen und wir wollen schon gar nicht wegen einer möglichen Diskriminierung geklagt werden.

Dieses Dilemma wird sicherlich nicht so schnell behoben. Das ganze Spiel wird nicht leichter. Unpassende Bewerbungen bedeuten Enttäuschung. Nicht nur für die Bewerber*innen, die nicht einmal in den Genuss einer fundierten Absage kommen, sondern auch für die Unternehmen und die verantwortlichen Personalist*innen, die schon wieder eine Bewerbung auf den Leider-Nein-Stapel legen müssen, der meistens größer ist, als jener der passenden Bewerbungen.


Buchquelle:

Personalauswahl. Schnell und sicher Top-Mitarbeiter finden. Boris von der Linde und Sonja Schustereit. Haufe Kienbaum, 2010.


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Absageschreiben, Eisschreiben oder Aperitifschreiben

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Fehler bei der E-Mailbewerbung vermeiden: Die besten Tipps

E-Mail-Bewerbungen sind ja so praktisch! Und weil Sie so praktisch, schnell  und bequem sind, passieren immer wieder diese Hoppalas. Was viele Bewerber*innen unterschätzen: Die Betreffzeile des E-Mails, die Anrede und die korrekte E-Mail-Adresse sorgen für den ersten Eindruck, noch bevor ein Bewerbungsschreiben, ein Zeugnis oder ein Lebenslauf gesichtet werden konnten.

Ein paar Beispiele aus der Praxis

„undisclosed-recipients“ – Praktisch für Sie als Bewerber*in, schon klar. Auf der Empfänger*innenseite kann dies jedoch sofort Minuspunkte bringen. Die Message scheint klar:  Man geht den leichten Weg und schmeißt Massenbewerbungen unter das Volk. Dies habe ich neulich erst bei einem Bewerber entdeckt, der sich für eine Lehrstelle beworben hat. Seine Bewerbung war nicht nur schlecht recherchiert, da wir selbst keine Lehrlinge ausbilden. Alleine die Tatsache, dass seine Bewerbung an „undisclosed-recipients“ geschickt wurde, zeigt, dass der Bewerber es sich leicht machen wollte – vielleicht war er auch verzweifelt genug, diesen Weg zu gehen. Oder er weiß es nicht besser. Was auch der wahre Grund ist: Der Eindruck der durch „undisclosed-recipients“ in der Adresszeile entsteht, hat ein gewisses „Geschmäckle“.

Ähnliche Schlüsse ziehe ich aus einer Bewerbung, wenn in der Adressenliste (noch) eine (oder mehrere) andere E-Mailadresse(n) als die meines Unternehmens vermerkt ist oder sind. Der Start ist auch in diesem Fall schlecht. Im konkreten Fall sah ich mir die Bewerbung an, weil die Betreffzeile klar und deutlich auf eine Position abzielte, die es zu besetzen galt.

Bewerbungen als Sicherheitsrisiko

Betreffzeilen mit dem Vermerk „Bewerbung“ ohne weitere Zusatzangaben sind auch nicht gerade dazu geeicht, einen guten Eindruck zu hinterlassen. Dies ist vor allem bei Personaldiensteistern (vulgo: Leihfirmen) ein Ärgernis. Bei Betreffzeilen mit dem simplen Vermerk „Bewerbung“ ohne klar ersichtliche weitere Informationen in der E-Mail-Vorschau, muss jede Bewerbung  geöffnet werden und kann erst dann an den oder die zuständige*n Sachbearbeiter*in weiter geleitet werden etc. Sie ahnen es. Man ist nicht wirklich erfreut. Was die meisten Bewerber*innen nicht bedenken: Bewerbungen, die den Eindruck einer Massenaussendung ohne spezifische Inhalte erwecken, können ein kleines Sicherheitsthema darstellen: E-Mailbewerbungen sollten klar und deutlich auf eine aktuell ausgeschriebene Position Bezug nehmen oder mit einem Vermerk à la Initiativbewerbung versehen werden. Nur so kann der/die Empfänger*in halbwegs sicher sein, dass hinter Ihrer Bewerbung keine Phishing-Attacke versteckt wurde.

Kommen wir nun zum eigentlichen E-Mail. Einige Bewerber*innen schreiben zwar die richtige E-Mailadresse in das vorgesehene Feld, vergessen jedoch den Ansprechpartner oder die Ansprechpartnerin zu korrigieren. Ein „Sehr geehrtes Damen und Herren“ ist keine besondere Anrede, aber immer noch besser als ein E-Mail, das an eine Frau Irrtum adressiert wurde. Wenn es keine Frau „Irrtum“ im Unternehmen gibt, mutiert der oder die Bewerber*in schnell zu einem Herr oder einer Frau „Peinlich!“.

Und last but not least: Der E-Mail-Text ist meist auch nicht so ohne. Pardon falsch ausgedrückt: Viele E-Mails enthalten überhaupt keinen Text. Wichtig sind ja sowieso nur die Dateien im Anhang. Das E-Mail verkommt damit zu einer Art digitaler Schachtel, die man nur auspacken muss. Leere E-Mails mit knapper Betreffzeile und Datenanhang: Das ist so als würden Sie Postkarten ohne Gruß und statt eines Liebesbriefes nur ein weißes Blatt Papier verschicken, auf das Sie lediglich die Überschrift Liebesbrief vermerkt hätten.

Schreiben Sie neben der korrekten Ansprechperson zumindest einen kurzen Satz, der sich auf die Position und auf Ihr Interesse bezieht. Ein Beispiel? Aber gerne:

Sehr geehrte Frau Irrtum,

ich freue mich sehr Ihnen meine Bewerbungsunterlagen für die von Ihnen ausgeschriebene Stelle des „Pausenclowns / Teilzeit“ schicken zu dürfen. Im Anhang finden Sie meinen Lebenslauf, die Dienstzeugnisse und mein Diplom von der Clownakademie in Deutsch-Grammatneuwackersiedl. Ich freue mich auf ein Feedback.

Mit den besten Grüßen etc.

Tausendmal gesagt und doch … Ursachenforschung

Das was ich Ihnen jetzt erzählt habe, ist ja nicht wirklich neu und sollte eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein. Ist es jedoch nicht, da wir im Moment einem Wandel unterzogen sind. Viele Menschen, vor allem die jüngeren, nutzen das Mobiltelefon zur Bewerbung. Sie haben ihren E-Mailaccount auf dem Handy eingerichtet und schicken die vorbereitete Bewerbung dann einfach an die nächste E-Mailadresse – oder wie verschicken einen Link zur Cloud und man darf sich dann den Lebenslauf und ein Bewerbungsschreiben, das meist ganz allgemein gehalten ist, herunterladen. Diese Vorgehensweise kann man naserümpfend und kulturpessimistisch bewerten, man kann es aber auch als neue Methode der Bewerbung sehen. Der Umgang in der Kommunikation ändert sich gerade drastisch. Auf Höflichkeitsfloskeln wird verzichtet und auch in der Sprache entdeckt man eine zunehmende Ökonomisierung. Ein Beispiel? Gerne: Gemma Park? Klingt zwar nicht schön, die Message ist jedoch absolut klar. Mit anderen Worten: Liebe Recruiter*innen: Gelassenheit ist wichtig.  Machen wir unseren Job und prüfen die Unterlagen … dann bewerten und entscheiden. Auch nichts Neues, aber im Eifer des Prozesses vergisst man es zu gerne!

Checkliste bei E-Mail-Bewerbungen

  • Prüfen Sie die Adresse an die Sie die E-Mail schicken: Es sollte die Unternehmensadresse sein  – und nur die Unternehmensadresse.
  • Schicken Sie Ihre Bewerbung bitte von einer privaten E-Mailadresse und nicht von Ihrer derzeitigen Firmenadresse.
  • Haben Sie die richtige Ansprechperson? In Österreich Titel und Anrede checken.
  • Betreffzeile: Bitte die Position genau zuordnen: „Bewerbung“ alleine ist ein bisschen wenig. Optimal wird es, wenn Sie noch erwähnen, wo Sie das Inserat gefunden haben.
  • Anrede korrekt schreiben (vollständiger Titel, kein Fehler im Namen).
  • wenn Sie alle Unterlagen im Anhang verschicken: Ein kurzes Begleitschreiben ist wichtig. Gerade wenn Sie Links zu einer Cloud verschicken, sollten Sie auf eine kurze erklärende Nachricht nicht vergessen.
  • Eine Signatur mit Ihrer Adresse und den Kontaktdaten ist auch fein und erleichtert die Kontaktaufnahme. Achten Sie auf die korrekte Telefonnummer: Gerade wenn Sie Ihren Handyanbieter öfter wechseln, sollten Sie einen Blick auf die Kontaktdaten werfen.
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Bewerbungsgespräch: Arbeiten mit der „Critical Incident Technique“. Konkrete Umsetzung.

Hier geht es zum ersten Teil des Artikels über die „Critical Incident Technique“.


Im Beitrag  „Bewerbungsgespräch: Arbeiten mit der „Critical Incident Technique“. Die Theorie.“  wurde der Aufbau der CIT beschrieben. In diesem Beitrag will ich Ihnen einen Fragekatalog vorschlagen, der es Ihnen erlauben soll, ein (Job)interview ohne große Schwierigkeiten mit dieser Technik durchzuführen.

Der erste Teil fragt nach dem größten Erfolg (also nach einer sehr positiven Erfahrung), der zweite Teil fragt nach dem größten Misserfolg (also nach dem Scheitern oder einer negativen Erfahrung). Das klingt jetzt sehr banal. Aber der Kontrast hat es in sich.

Vorher sollten Sie im Gespräch definieren, wie „Erfolg“ und „Misserfolg“ zu verstehen sind. Diese Eichung ist wichtig, da Erfolg und Misserfolg etwas sehr Subjektives sind: Vor allem haben viele von uns gelernt, dass Bescheidenheit eine Zier sei und dass man Misserfolge am besten gar nicht bespricht.

Also los geht es!

Fragen nach dem größten Erfolg (Beispiele mit unterschiedlichen Formulierungen)

  • Was war Ihr größter Erfolg?
  • Worauf sind Sie beruflich besonders stolz?
  • Welches Ereignis in Ihrer Laufbahn hat Sie in Ihrer beruflichen Entwicklung besonders weit gebracht?
  • Wie hat dieser Erfolg genau ausgesehen? Worin bestand er?
  • Was war Ihr Beitrag zu diesem Erfolg?
  • Was haben Sie genau getan, damit Sich dieser Erfolg einstellt?
  • Welchen Plan haben Sie verfolgt, um diesen Erfolg einfahren zu können?
  • Welche Meilensteine haben Sie umgesetzt um diesen Erfolg feiern zu können?
  • Wie viel Prozent dieses Erfolges gehen auf Ihre Leitung zurück? Wie viel Prozent haben die Kolleg*innen beigesteuert?
  • Wie wurde dieser Erfolg honoriert? Beruflich und privat?
  • Was hat sich nach diesem Erfolgserlebnis geändert? Für Sie persönlich, bei Ihren Kolleg*innen, bei Ihren Vorgesetzten?

Die Fragen zielen nicht nur auf den Erfolg per se ab: Themen. die mitschwingen sind: Stärken und Schwächen, Teamfähigkeit, Selbstwahrnehmung, planvolles Vorgehen, Leistungsbereitschaft, inhaltliche Kompetenz…

Danach starten Sie das Kontrastprogramm. Sie fragen nach den Misserfolgen. Ermutigen Sie Ihr Gegenüber offen über Misserfolge zu sprechen, da Misserfolge Lernprozesse sind. Wir wissen alle „Success is a lousy teacher“ –  Erfolg ist ein sehr schlechter Lehrmeister. Das Problem ist nämlich, dass wir nicht gerne über das Scheitern sprechen.

Fragen nach dem größten Misserfolg (Beispiele mit unterschiedlichen Formulierungen)

  • Was war Ihr größter Misserfolg?
  • Worauf sind Sie beruflich so gar nicht stolz? Was würden Sie nicht einmal ihrem engsten Freund oder ihrer engsten Freundin beichten?
  • Welches Ereignis in Ihrer Laufbahn hat Sie in Ihrer beruflichen Entwicklung zurück geworfen?
  • Wie hat dieser Misserfolg genau ausgesehen? Worin bestand er?
  • Was war Ihr Beitrag zu diesem Misserfolg?
  • Was haben Sie genau getan, damit sich dieser Misserfolg einstellt?
  • Welche Elemente ihres Plan haben zum Misserfolg geführt?
  • Welche Meilensteine konnten Sie einfach nicht umsetzen können und haben Sie schlussendlich am Erfolg gehindert?
  • Wie viel Prozent dieses Misserfolges geht auf Sie direkt zurück? Wie viel Prozent haben die Kolleg*innen verschuldet?
  • Welche Konsequenzen hatte dieser berufliche Misserfolg für Sie beruflich und persönlich?
  • Was hat sich nach diesem Scheitern / Misserfolg geändert? Für Sie persönlich, bei Ihren Kolleg/innen, bei Ihren Vorgesetzten?

Die Fragen nach dem Misserfolg sollen zeigen, wie weit sich der oder die Bewerber/in öffnet und ob es eine Bereitschaft gibt auch in schlechten Zeiten oder bei Misserfolgen Verantwortung zu übernehmen.

Und nun viel Spaß beim Ausprobieren? Ich freue mich auf Feedback.

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